Studierende stehen vor dem LC und blicken lächelnd einer Kollegin mit einer Mappe in der Hand nach.

Public Administration with SAP ECC

Content

Lecture I:

This lecture implements

  • Process and Data Management with widely used industry tools, AdonisTM for process modelling and analysis and Visual ParadigmTM for data modelling.

  • Funds Management: Budgeting master data and their link to Accounting and Logistics.

  • Budgeting incl. supplements and returns, budgeting in several funds; funds release.

  • Budget execution: Commitment and invoice processing, revenues.

  • Auditing and accountability.

Lecture II:

The lecture implements a section if the service yard of a municipality, street cleaning services:

  • Cost accounting master data is introduced, cost centres, cost elements and activities and linked to items in financial accounting.

  • A primary cost and acitivity plan is established: There are direct cost centres, overhead cost centres surcharge type, and overhead cost centres allocation type. The latter are allocated to the remaining cost centes and the activity prices in direct cost centres calculated. 

  • Materials management in the service yard is initiated with various materials management methods being applied. A net demand calculation gives purchase requisitions.

  • Procurement master and control data is initiated and the procurement process is performed including order release procedures.

  • The service rendered, street cleaning, is created, the material consumption and service routings are created. This service is also the cost objective.

  • A street cleaning order is created, scheduled and the material requirements are calculated. The order is calculated which closes the link between accounting and logistics. The order is executed and the cost objective updated.

Learning Outcomes

Future leaders in public administration learn what ERP systems are, how they are implemented in the public sector and how they may be leveraged to make public administration more efficient and transparent. Every student implements the business case in a separate virtual municipality in SAP ECC and gains practical, first-hand experience with the system.

Acknowledgement

Development of this lecture series was supported by the State Ministry of Baden-Württemberg.

See partners in ERP4PA.

Links zur ERP Fallstudie

These links are only available in German and refer to the German book version. 

1. KOSTENRECHNUNG

Link zu den Lektionen

Zuordnung der Kapitel:

LektionInhalt des KapitelsBuch
CO.01Einführung in SAP8.1
CO.02Einführung in das Beispiel8.1
CO.03Kostenartenplan8.2
CO.03ERMZugriffsrechte Datenmodell am Beispiel Kostenrechnung 
CO.04Verknüpfung Sachkonto - Kostenart - Finanzposition8.2
CO.05Leistungsarten8.2.2
CO.06Kostenstellenüberblick8.2.3
CO.07Erfassen Gebäudekostenstelle (Overhead)8.2.3
CO.07UEÜbung: Erfassen Kostenstellen im Overheadbereich 
CO.08Erfassen Straßenkehrerkostenstelle (Leistungsbereich) 
CO.09UEÜbung: Erfassen Kostenstellen im Leistungsbereich 
CO.10Anzeigen Kostenstellengruppe8.2.3
CO.10UEÄndern einer Kostenstelle 
CO.11Leistungsartenplanung8.3.1
CO.12Planung direkte Kostenstelle8.3.2
CO.13UEÜbung: Planung direkte Kostenstelle 
CO.14Planung Kostenstelle im Overhead8.3.3
CO.15UEÜbung: Planung Kostenstelle im Overhead 
CO.16Kostenstellenplanbericht ohne Umlagen8.3.4
CO.17Anlegen Statistische Kennzahl m2 und Beplanen8.4.1-2
CO.18Masterposting Key Umlage Gebäude mit Durchführung8.4.3-4
CO.19Kostenstellenbericht nach Umlage Gebäude8.4.5
CO.20UEÜbung: Anlage und Planung von statistischer KennzahlLeistungsstunden für Umlage Wartung (Umlagekostenstelle) 
CO.21UEÜbung: Master Buchungssatz Wartung 
CO.22UEPrüfen Resultat der beiden Umlagen8.4.5
CO.23Tarifermittlung8.5

2. MATERIALWIRTSCHAFT/BESCHAFFUNG

Link zu den Lektionen

Zuordnung der Kapitel:

LektionInhalt des KapitelsBuch
MM.01Anlegen Material9.1
MM.01aExkurs: verbrauchsgesteuerte Disposition 
MM.02Übung: Anlegen Material 
MM.03Suchfunktion für Materialstämme und Änderungsfunktion9.1
MM.03aÜbung Anlegen Material mit Template 
MM.04Anlegen Tankmaterial9.1.13
MM.05Anlegen plangesteuert disploniertes Material9.1.12
MM.06Anlegen Pipelinematerial (Wasser)9.1.13
MM.07MRP Lauf, Dispoliste, Banf-Liste9.2.1
MM.08Direktbedarfe9.2.2
MM.09Anlage Leferantenstammdaten (Municipii Supplementum)9.3.2
MM.10Übung: Anlegen Lieferant 
MM.11Übung: Anlegen Lieferant, Sonderkonditionen 
MM.11aAnzeigen Lieferanten 
MM.12Infosatz anlegen9.3.3
MM.13Übung: Anlegen Infosatz 
MM.14Übung: Anlegen Infosatz mit Konditionen 
MM.15Anlegen Infosätze, Rest 
MM.16Anlegen Infosatz Pipelinematerial 9.3.3
MM.17Liste der Infosätze9.3.4
MM.18Records Management am Beispiel Einkauf9.3.5
MM.19Freigabeworkflow Einkauf9.4.2
MM.19aCustomizing Freigabeworkflow9.4.2
MM.20Bezugsquellenzuordnung, Bestellung Materialien9.4.1, 9.4.3
MM.21Übung: Bezugsquellenzuordnung, Bestellung Materialien9.4.3
MM.22Übung: Bestellung mit Preisspiegel9.4.3
MM.23Liste Bestellungen9.4.3
MM.24Wareneingang zur Bestellung9.4.4
MM.25Übung: Wareneingang zur Bestellung 
MM.26Übung: Wareneingang mit QS- und Sperrbestand 
MM.27Umbuchung QS- und Sperrbestand 
MM.28Lagerbestandsübersicht9.4.5

3. SERVICEMANAGEMENT

Link zu den Lektionen

Zuordnung der Kapitel:

LektionInhalt des KapitelsBuch
SM.01Anlegen Servicematerial10.2
SM.01aErfassen Dienstleistung10.2
SM.02Stückliste für Dienstleistung10.2.2
SM.03Anlegen Reinigungs-Lkw als Maschinenarbeitsplatz10.1
SM.04Anlegen Kapazitäten zum Arbeitsplatz10.1.2
SM.05Übung: Anlegen Arbeitsplatz 
SM.06Anlegen Arbeitsplan10.2.4
SM.06aÜbung: Anlegen Arbeitsplan 
SM.07Auftrag anlegen, prüfen und freigeben11.1-3, 11.5
SM.08Übung: Auftrag anlegen 
SM.09Customizing Terminierung, Verfügbarkeitsprüfung11.4
SM.10Customizing Kalkulation11.4
SM.11Warenentnahme vor Bearbeitung12.1
SM.11aÜbung: Prüfung Auftrag 
SM.12Rückmeldung12.2
SM.12aÜbung: Prüfung Auftrag nach Rückmeldung 
SM.13Warenentnahme nach Bearbeitung12.3
SM.14Dienstleistungsempfang12.5
SM.15Bewertung und Lagerbestand12.5
SM.15aCustomizing Wareneingang 
SM.16Overheads Istkosten12.4
SM.17Abrechnungsvorschrift12.5
SM.18Übung: Abrechnung12.5
SM.19Resultat Zubuchund und Abrechnung in der Dienstleistung12.5

Some links to the methods used

Among them true classics in information science

P.P. Chen, Entity-Relationship Modeling

E.F. Codd, Relational Data Model

Business Process Model and Notation (BPMN 2.0)