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Betriebsrat für das wissenschaftliche Personal

Infos zur praktischen Handhabe der neu eingeführten Systeme „WU Research“ und „CANVAS“

WU

Im Zuge der laufenden Digitalisierungsprojekte der WU stellen sich auch einige Fragen zur praktischen Handhabe der Systeme. Dazu haben wir für die Mitarbeiter*innen der WU ein paar Informationen aufbereitet, die aus Sicht des wissenschaftlichen Betriebsrats nützlich sein können.

WU Research (Elsevier PURE): Über den Sommer wurde WU Research, auch als „Elsevier PURE“ bekannt, an der WU ausgerollt. Dieses System weist viele optionale Einstellungen auf, die von Mitarbeiter*innen individuell aktiviert bzw. deaktiviert werden können. Es ist daher für alle Mitarbeiter*innen ratsam, die Einstellungen des Systems einmal durchzugehen und diese auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Beispielsweise:

  • Portraitfoto: WU Research zeigt ein Porträtfoto, sofern dieses im WU Directory selbst hochgeladen und dort freigegeben wurde. Wenn dies nicht gewünscht ist, kann diese Freigabe aktiv zurückgezogen werden.

  • Quantifizierung: WU Research bietet standardmäßig aktiviert deskriptive Statistiken und grafische Übersichten der wissenschaftlichen Publikationshistorie (z.B. Ansicht des Netzwerkes auf einer Weltkarte, h-Index). Wer diese Feature nicht als interessante Zusatzinformation über die eigene Forschungsleistung betrachtet, sondern darin eher eine ungewollte Vermessung der eigenen Forschungsleistung sieht, kann diese Ansichten in den Profileinstellungen selbst deaktivieren.

  • Direkte Kontaktmöglichkeit: Zusätzlich verfügt WU Research standardmäßig über die Funktion „Kontakt mit Expert*in aufnehmen“, über welche direkt Nachrichten an Mitarbeiter*innen der WU versendet werden können. Auch diese Funktion der Kontaktaufnahme kann in den Einstellungen deaktiviert werden. Zur Kontaktaufnahme ist in WU Research alternativ auch die Emailadresse der Mitarbeiter*innen angegeben.

OLE (insbes. CANVAS): Seit Beginn der Sommerferien steht allen Mitarbeiter*innen der WU Canvas als neues Lernmanagementsystem (LMS) zur Verfügung. Canvas wird – anders als LEARN – nicht von der WU selbst betrieben, sondern ist ein cloudbasiertes Lernmanagementsystem des Drittanbieters Instructure Global Ltd (kurz „Instructure“). Ausgewählte Studienprogramme und Lehrveranstaltungen werden nun bereits mit Wintersemester 2022/23 von LEARN auf Canvas umgestellt. Mit dem Wintersemester 2023/24 soll eine breite Umstellung, insbesondere in Bachelorprogrammen erfolgen. Wir Betriebsräte sind seit dem Beginn des Canvas-Testbetriebs im Februar 2022 mit dem OLE-Projektteam, den IT-Services und dem Vizerektorat für Lehre und Studierende in regelmäßigem Kontakt. Dabei konnten wir viele Anliegen der Beschäftigten einbringen. Leider finden sich aber auch für jene Lehrenden, die Canvas bereits nutzen, noch immer nicht alle wichtigen Hinweise zentral und klar aufbereitet. Daher möchten wir auf folgende Aspekte zum Semesterstart hinweisen:

  • Nutzungsbedingungen: Bitte lesen Sie die Nutzungsbedingungen tatsächlich aufmerksam durch (sh. „Akzeptierte Nutzungsrichtlinie“ am Seitenende unter https://canvas.wu.ac.at/#), da darin u.U. die eine oder andere Frage, die sich dann bei der eigentlichen Nutzung dieser IT-Anwendung stellt, angesprochen werden. Vor der ersten Verwendung von Canvas müssen diese Nutzungsbedingungen auch akzeptiert werden, sowie bei allen Änderungen der Nutzungsbedingungen erneut. Achten Sie daher bitte auch auf Änderungen der Nutzungsbedingungen, die in Aussicht gestellt wurden. Die aktuellen Nutzungsbedingungen (Stand: 10.10.2022) enthalten leider noch nicht alle wichtigen Handlungsempfehlungen, auf die wir in der Folge aber gerne hinweisen.

  • Fehlende Zugriffskontrolle auf Dateien: Die von Lehrenden in Canvas hochgeladenen Inhalte sind aktuell über temporäre URLs für einen Zeitraum von 24 Stunden und die von Studierenden hochgeladenen Inhalte über einen Zeitraum von 10 Stunden frei (ohne Zugangsberechtigung) und ohne Zugriffskontrolle zugänglich, sofern die temporäre URL bekannt ist. Wir empfehlen daher dringend, bis zur technischen Behebung dieser Situation, Dateien auf Canvas nur nach eigenem Ermessen in zusätzlich gesicherter Form abzulegen (z.B. passwortgeschützte Dateien). Das gilt insbesondere für Materialien, die mit Verwertungsrechten von Dritten (z.B. Verlagen), belegt sind, da dies eine deutliche Abweichung gegenüber LEARN als LMS darstellt.                                                                                                            Für einen besseren Schutz dieser Daten wurde auf Nachfrage des wissenschaftlichen Betriebsrats seitens des OLE-Projektteams zugesichert, dass die entsprechenden Links in Zukunft hinter eine Zugriffskontrolle gesetzt werden. Das hat zur Folge, dass künftig jedenfalls nur berechtigte User*innen diese Links öffnen können werden.

  • Nutzung von Canvas nur bei aufrechter VPN-Verbindung: Wir empfehlen Lehrenden die Nutzung von Canvas lediglich von einem Standort innerhalb des WU-Netzwerkes (am Computerarbeitspatz bzw. „eduroam“ am Campus) bzw. über eine aufrechte VPN-Verbindung ins WU-Netzwerk. Das schließt Arbeiten bei Auslandsaufenthalten mit ein, aber nicht nur. Der Hintergrund ist, dass Canvas Anwendungs- und Inhaltsdaten weltweit verteilt (Amazon Cloudfare als sog. „Content Distribution Network“, CDN) und diese Daten standortabhängig von Rechenzentren von außerhalb eines sicheren Drittstaates (außerhalb des EWR) ausliefert. Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die WU die Nutzung diverser WU-Dienste vorrangig über VPN empfiehlt, bei Canvas ist das dringlich erforderlich.

  • Datenhaltung bei „Canvas Commons“: Achten Sie bewusst darauf, dass Sie sich bei der Nutzung von „Canvas Commons“ automatisch auch dafür entscheiden, dass Ihre Inhaltsdaten (Kursunterlagen) außerhalb eines sicheren Drittstaates (außerhalb des EWR) abgelegt und gehalten werden. Unter Umständen empfiehlt sich daher bei der freiwilligen (!) Anwendung von Canvas Commons ein zusätzlicher Vertraulichkeitsschutz für Ihre Daten (z.B. passwortgeschützte Dateien).

  • Mobile Apps von Canvas (insbes.: „Canvas for Teachers“): Von einer Verwendung der in Canvas verfügbaren mobile Apps für Android- oder iOS-basierte Smartphones rät das OLE-Projektteam explizit ab; es gibt für diese Apps auch keinen Support durch die WU. Diese Apps wurden als datenschutztechnisch sehr bedenklich eingestuft.

Darüber hinaus möchten wir auch auf das umfangreiche Schulungsangebot zu den neuen Systemen hinweisen, die über die WU-interne Weiterbildung für MitarbeiterInnen angeboten werden.

Rückfragen zu den Handlungsempfehlungen sind über den WU ServiceDesk möglich.

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11.10.2022