Betriebsrat für das wissenschaftliche Personal
Digitale Lehre: Aktuelle Hinweise zu OLE (Canvas) und Zoom
Canvas
Die Inbetriebnahme der „Online Learning Environment“ (OLE) und damit einhergehend die Umsiedelung von Master- und Bachelorkursen in das neue Lern- und Lehrmanagementsystem (LMS) „Canvas“ geht weiter voran. Eine Reihe von Masterprogrammen haben im zurückliegenden Wintersemester 2022/23 einen Umstieg vollzogen, weitere folgen im nun anstehenden Sommersemester. Das Gros der Bachelorprogramme ist für das Wintersemester 2023/24 vorgesehen. Damit stellen sich für immer mehr Lehrende Fragen der zeitlichen Perspektivenbildung, der konkreten Handlungsempfehlungen (abseits des hauseigenen Unterstützungsangebots) und das Vorsehen der eigentlichen Umstiegsarbeit. Gleichzeitig erreichen den wissBR zunehmend Anfragen zu bestimmten Fragestellungen (insbes. Datenschutz, Privatsphäre, Schutz von Verwertungsrechten), die aktuell im begleitenden Support- und Kommunikationsangebot (z.B.: in Canvas-Schulungen bzw. „Townhall: Transforming Tomorrow“) der Arbeitgeberin noch wenig Platz finden.
In der BRInfo-Ausgabe 4/2022 haben wir zuletzt Anwendungs- und Handlungsempfehlungen ausgesprochen, die auf dem damaligen Wissensstand und auf Antworten der Arbeitgeberin auf unsere Rückfragen beruhten. Seither haben wir im alle zwei Monate stattfinden „IT Jour Fixe“ sowie mehreren Sonderterminen mit Kolleg:innen der „IT-Services“ (IT-S) und der „Digital Teaching Services“ (DTS) den weiteren Austausch gesucht. So wurde uns versichert, dass viele nachbessernde Maßnahmen durch die WU auf den Weg gebracht seien. Wir möchten an dieser Stelle betonen, dass die verantwortlichen Dienstleistungseinheiten die Problemfelder aktiv bearbeiten und uns gegenüber auch sehr transparent kommunizieren. Es ist jedoch bedauerlich, dass trotz der fortgeschrittenen Projektzeit (Start des Echtbetriebs im Juli 2022, nach sechsmonatigem Testbetrieb) und des laufenden Betriebs wichtige Schritte, bedingt durch die Abhängigkeiten zu externen Dienstanbietern, nicht abgeschlossen oder mit keinem Abschlussdatum versehen sind.
Deswegen wollen wir unsere Handlungsempfehlungen und Hinweise zu „Canvas“ weitgehend unverändert erneuern. Eine wichtige Klarstellung bzgl. „Verwendungspflicht“ können wir aber mitgeben:
Klarstellung „Verwendungspflicht“ zu „Canvas“ bzw. die Möglichkeit zum „Opting-out“: Das Vizerektorat für Lehre und Studierende hat uns gegenüber klargestellt, dass die Verwendung von „Canvas“ zwar gewünscht ist und zentral organisiert sowie umfassend unterstützt wird, es aber keineswegs eine Verwendungspflicht des Betriebsmittels „Canvas“ gebe. Lehrende können selbstverantwortlich und in Abstimmung mit den jeweiligen Programmverantwortlichen ihr „Lehrmanagement“ technisch anders organisieren. Etwa wenn starke Bedenken gegenüber Canvas bestehen oder Canvas spezielle Anforderungen nicht abdecken kann. Die große Einschränkung ist aber, dass individuelle oder Bereichslösungen durch die Dienstleistungseinheiten nicht unterstützt werden. Als Betriebsrat möchten wir auch darauf hinweisen, dass alternative Lösungen nur auf Basis bestehender Betriebsmittel, welche die Arbeitgeberin zentral oder dezentral zur Verfügung stellt (z.B. ownCloud, BACH, Emailinfrastruktur, GitLab, LEARN), erfolgen sollte.
Nutzungsbedingungen: Die aktuell geltenden Nutzungsbedingungen wurden seit Start des Echtbetriebes nicht mehr angepasst und sind in wichtigen Punkten leider überholt. Die WU konnte uns gegenüber keinen Zeitpunkt benennen, ab wann aktualisierte Nutzungsbedingungen vorliegen und technisch eingebunden sein werden. Wichtige Fragen sind auch noch offen: Wie erfolgt die (technische, organisatorische) Umsetzung, dass die Einwilligung durch Mitarbeiter:innen zu den veränderten Nutzungsbedingungen erneut eingeholt werden muss? Was geschieht mit den Daten in Canvas, wenn Mitarbeiter:innen die veränderten Nutzungsbedingungen nicht akzeptieren? Usw. Inwiefern die dann überarbeiteten Nutzungsbedingungen die uns gegenüber ausgesprochenen Empfehlungen (sh. unten) dann enthalten werden, ist uns auch nicht bekannt.
Fehlende Zugriffskontrolle auf Dateien: Die von Lehrenden in Canvas hochgeladenen Inhalte sind aktuell über temporäre URLs für einen Zeitraum von 24 Stunden und die von Studierenden hochgeladenen Inhalte über einen Zeitraum von 10 Stunden frei (ohne Zugangsberechtigung) und ohne Zugriffskontrolle zugänglich, sofern die temporäre URL bekannt ist. An dieser Problemstellung hat sich bis heute nichts geändert. Der Dienstanbieter Instructure hat eine technische Lösung grob bis Q4 2023 in Aussicht gestellt, die WU hat uns versichert, dass man auf eine Lösung bis Q2 diesen Jahres hinarbeite. Wir empfehlen daher dringend, bis zur technischen Behebung dieser Situation, Dateien auf Canvas nur nach eigenem Ermessen in zusätzlich gesicherter Form abzulegen (z.B. passwortgeschützte Dateien, Teilen von Materialen über zeitlich begrenzte und passwortgesicherte ownCloud-Links). Das gilt insbesondere für Materialien, die mit Verwertungsrechten von Dritten (z.B. Verlagen), belegt sind oder die u.U. besonders schützenswerte Sphären berühren (etwa Videoaufzeichnungen aus Privat- oder nicht dafür vorgesehenen Büroräumen), da dies bis auf weiteres eine deutliche Abweichung gegenüber LEARN als LMS darstellt.
Nutzung von Canvas nur bei aufrechter VPN-Verbindung: Wir empfehlen Lehrenden die Nutzung von Canvas lediglich von einem Standort innerhalb des WU-Netzwerkes (am Computerarbeitspatz bzw. „eduroam“ am Campus) bzw. über eine aufrechte VPN-Verbindung ins WU-Netzwerk. Das schließt Arbeiten bei Auslandsaufenthalten mit ein, aber nicht nur. Der Hintergrund ist, dass Canvas Anwendungs- und Inhaltsdaten weltweit verteilt (Amazon Cloudfare als sog. „Content Distribution Network“, CDN) und diese Daten standortabhängig von Rechenzentren von außerhalb eines sicheren Drittstaates (außerhalb des EWR) ausliefert. Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die WU die Nutzung diverser WU-Dienste vorrangig über VPN empfiehlt, bei Canvas ist das dringlich erforderlich. Aktuell arbeite man WU-seitig an einer Umorganisation der VPN-Infrastruktur, um die Dienstqualität dahingehend sicherstellen zu können.
Mobile Apps von Canvas (insbes.: „Canvas for Teachers“): Von einer Verwendung der für Canvas verfügbaren mobile Apps u.a. für Android- oder iOS-basierte Smartphones rät die Arbeitgeberin ab. Zwar habe man sich vom Dienstanbieter „Instructure Global Ltd“ die grundlegenden rechtlichen Grundlagen bestätigen lassen (DSGVO-Konformität), der WU ist aber der Mitarbeiter:innensupport sehr wichtig, und der sei bei der Vielzahl an mobilen Gerätearten so nicht möglich. Es gibt für diese Apps keinen Support durch die WU. Diese Apps sind aus unserer Sicht datenschutztechnisch sehr bedenklich einzustufen, auch wenn es eine rechtliche Abklärung gab.
Datenhaltung bei „Canvas Commons“: Achten Sie bewusst darauf, dass Sie sich bei der Nutzung von „Canvas Commons“ automatisch auch dafür entscheiden, dass Ihre Inhaltsdaten (Kursunterlagen) außerhalb eines sicheren Drittstaates (außerhalb des EWR) abgelegt und gehalten werden. Unter Umständen empfiehlt sich daher bei der freiwilligen (!) Anwendung von Canvas Commons ein zusätzlicher Vertraulichkeitsschutz für Ihre Daten (z.B. passwortgeschützte Dateien oder Teilen von Materialen über zeitlich begrenzte und passwortgesicherte ownCloud-Links).
Zoom
In Bezug auf Zoom hat uns die Arbeitgeberin informiert, dass sie mit sofortiger Wirkung zusätzliche datenschutzfreundliche Voreinstellungen für die Nutzung von Zoom vorgenommen hat. Sie folgt dabei den bekannten Empfehlungen und evaluiert auch fortlaufend, ob Nachbesserungen möglich sind (etwa wenn mit kommenden Wintersemester die neuen Lehrformate Einzug halten). Jede/r Einzelne kann zusätzliche Einstellungen vornehmen, die unter dem WU-Medienguide für Zoom unter „Wie kann ich meine Daten schützen?” ausgewiesen sind. Wir empfehlen ausdrücklich, diese Einstellungen (vor allem die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu aktivieren), insbesondere wenn schon absehbar ist, dass Funktionen wie Breakout-Räume und Aufzeichungen von Zoom-Sitzungen nicht benötigt werden.
Gemeinsam mit unseren Kolleg:innen aus den Dienstleistungseinheiten bleiben wir an diesen Themen dran (Canvas, Zoom) und werden auf dem Wege der BRInfo oder auf Anfrage an wiss.betriebsrat@wu.ac.at gerne informieren. Darüber hinaus möchten wir auch auf das umfangreiche Schulungsangebot zu den neuen Systemen hinweisen, die über die WU-interne Weiterbildung für Mitarbeiter:innen angeboten werden.
Konkrete Rückfragen zu obigen Handlungsempfehlungen (aber auch den grundlegenden Bedenken zu Datenschutz, Privatsphäre, Verwertungsrechten usw.) sind über den WU ServiceDesk auch direkt an die Arbeitgeberin möglich und sehr wichtig!
09.03.2023