Die anspruchsvolle Aufgabe, die einiges an Kraft, Können, Flexibilität und diplomatischem Geschick abverlangt, verspricht Akademiker/inne/n neben einem Wirken im Hintergrund vor allem tiefe Einblicke in strategische Entscheidungen – direkt an der Quelle im Chefbüro.

Aus der Vogelperspektive

Am Puls des Unternehmens arbeitet ein/e Assistent/in der Geschäftsführung eng mit der Unternehmensspitze zusammen. Das Hauptaugenmerk der Position liegt auf der Unterstützung und Entlastung der Führungsriege. Abgesehen von administrativen Tätigkeiten sind oftmals auch eigenständige, projektbezogene Arbeiten Teil des Stellenprofils. Lisa-Marie Kanz, Recruiting T-Mobile, zeichnet folgendes Bild: „Neben der Übernahme sämtlicher organisatorischer Agenden, des Terminund Reisemanagements, der Erstellung von Präsentationen und des Eventmanagements gehören auch fachliche Themen bzw. die eigenverantwortliche Leitung von Projekten zum Aufgabenbereich der Position.“

Schnittstellenmanagement

Die Position „Assistenz der Geschäftsführung“ gilt als Drehscheibe innerhalb des Unternehmens – vernetzt mit der Außenwelt und unternehmensinternen Ansprechpartner/inne/n. Networkingfähigkeiten sind ein Muss, absolute Loyalität und Vertrauenswürdigkeit stehen auf der Wunschliste für Kandidat/inn/en an erster Stelle. Michaela Zeilinger, Assistentin der Geschäftsführung und zuständig für den gesamten HR-Bereich bei der Moore Stephens City Treuhand, betont: „Der/die Assistent/in der Geschäftsführung ist auch als Visitenkarte des Unternehmens zu sehen, weshalb ein gepflegtes, sicheres und kompetentes Auftreten unerlässlich ist.“

Das Ego zurückfahren

Als rechte Hand des Geschäftsführers/der Geschäftsführerin ist man als Assistent/in mit täglichen Agenden der Führungsebene betraut – arbeitet aber zumeist im Hintergrund. Obwohl die Arbeit wesentlich zum Erfolg des Unternehmens beiträgt, kann man die Früchte nur selten selbst ernten. Diese Notwendigkeit zur Bescheidenheit und ein gewisses Frustrationspotenzial gehören ebenso zu der Position wie eine oft hohe Arbeitsbelastung und ein erhöhtes Maß an Flexibilität. Ein Wirken im Hintergrund ist Programm. Ursula Axmann, Geschäftsführerin des WU ZBP Career Center: „Eigentlich sollten in jeder Stellenausschreibung für einen Assistenten/eine Assistentin der Geschäftsführung neben fundiertem fachlichem Know-how auch eine gehörige Portion Pragmatismus und eine ‚dicke Haut‘ erwähnt werden.

Ein Karrierepush?

Doch ohne Fleiß kein Preis. Axmann erklärt, warum die Position ein vielversprechender Karriereeinstieg auch und gerade für Akademiker/innen sein kann: „Ein/e Assistent/in der Geschäftsführung lernt das betriebswirtschaftliche Handwerk direkt in der Praxis kennen. Wer diese Chance nutzt, kann die weitere berufliche Laufbahn wunderbar darauf aufbauen – sei es im gleichen oder in einem anderen Unternehmen.“

Auch der direkte Kontakt zu dem/der Geschäftsführer/in, der/die im Idealfall die Rolle eines Mentors/einer Mentorin übernimmt, verspricht wertvolle Erkenntnisse über strategische Entscheidungsprozesse, von denen man für die spätere Karriere profitiert. Gerhard Speckbacher, Vorstand des Instituts für Unternehmensführung an der WU, betont aber bei aller strategischen Ausrichtung der Position auch die Wichtigkeit eines operativen Verständnisses: „Man muss aufpassen, dass man nicht die Bodenhaftung verliert. Wer Karriere machen will, sollte unbedingt auch eine gewisse Zeit an der Basis im operativen Geschäft gearbeitet haben.“

Eine Fülle an Aufgaben

Seit dem Jahr 2006 war die Position „Assistenz der Geschäftsführung“ insgesamt 60-mal in der Jobbörse des WU ZBP Career Center ausgeschrieben. Die Bandbreite an Aufgaben ist groß: Von rein administrativen Tätigkeiten, die die Geschäftsführung unterstützen, bis hin zur eigenverantwortlichen Leitung von Projekten ist alles dabei. Laut Ursula Axmann ist also eine erste Herausforderung für angehende Mitarbeiter/innen die Absteckung ihrer Tätigkeiten. „Ein/e Bewerber/in muss herausfinden, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten vom jeweiligen Unternehmen in der Position konkret zusammengefasst werden, um auch tatsächlich im Job Erfüllung zu finden.“ Dann kann mit der Position an der Quelle im Chefbüro auch wirklich die Wunschkarriere starten …