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Prozesse in Unternehmen schneller, einfacher und besser erklären

Große Betriebe, komplexe Struk­turen, viele verschie­dene Abläufe: Prozesse in Unter­nehmen bestehen meist aus vielen kleinen Schritten, welche in einer bestimmten Reihen­folge ausge­führt werden, um Unter­neh­mens­ziele zu errei­chen. Um Prozesse für alle Betei­ligten gut verständ­lich zu machen– insbe­son­dere wenn neue Mitar­bei­te­rInnen daran arbeiten oder verschie­dene Perso­nen­gruppen – braucht es Darstel­lungs­me­thoden wie Prozess­mo­delle. WU-Wis­sen­schaf­terin Kathrin Figl vom Institut für Wirt­schafts­in­for­matik und Neue Medien unter­suchte, welche Poten­ziale die bild­liche Darstel­lung von Prozessen birgt und, wie Prozess­mo­delle gestaltet werden müssen, um schnell verstanden zu werden

Laut eine Studie der WU-Wis­sen­schaf­terin Kathrin Figl bevor­zugen Mitar­bei­te­rInnen zu 80 Prozent die visu­elle Darstel­lung von Prozessen gegen­über einer rein text­li­chen. Wenn es darum geht, Prozesse zu verbes­sern, werden sogar zu 90 Prozent visu­elle Prozess­mo­delle für sinn­voller als textu­elle Beschrei­bungen gehalten. Doch obwohl Unter­nehmen Unsummen an Geld in die Model­lie­rung von Prozessen inves­tieren, finden sich in bis zu 80 Prozent der Modelle syntak­ti­sche Fehler, was auf Schwie­rig­keiten in der Model­ler­stel­lung als auch auf Verständ­nis­pro­bleme hinweist. Das Verständnis von komplexen Prozess­mo­dellen erreicht schnell die Grenzen kogni­tiver Leis­tungs­fäh­ig­keit, denn im Gegen­satz zu Compu­tern haben Menschen ein sehr limi­tiertes Arbeits­ge­dächtnis. Kathrin Figl vom Institut für Wirt­schafts­in­for­matik und Neue Medien unter­sucht in ihren Studien, welche Poten­ziale in Prozess­mo­dellen als „kogni­tives“ Tool verborgen sind und wie sie gestaltet sein müssen, um schnell und richtig erfasst zu werden.

Das rich­tige Rezept

Um heraus­zu­finden, wie Prozess­mo­delle aussehen müssen, um effi­zient gelesen und verstanden werden zu können, führte Kathrin Figl in den letzten Jahren Expe­ri­mente mit über 700 Teil­neh­me­rInnen durch. Verständ­nis­pro­bleme konnten insbe­son­dere bei komplexen Prozess­ab­läufen mit Schleifen oder verschach­telten Verzwei­gungen gemessen werden. Um die Verständ­lich­keit zu erhöhen, ist die Wahl der Model­lie­rungs­sprache beson­ders wichtig, denn sie gibt die Symbole und die Regeln vor, wie diese Symbole verbunden werden, um Modelle erstellen zu können. „Eine weit verbrei­tete graphi­sche Nota­tion zur Prozess­mo­del­lie­rung ist die Busi­ness Process Model and Nota­tion, kurz BPMN, ein Indus­trie­stan­dard der Object Manage­ment Group, deren Basis­sym­bole auch in unseren Expe­ri­menten als gut verständ­lich evalu­iert wurde“, erklärt Kathrin Figl. „Die Model­lie­rungs­sprache sollte jeden­falls vermeiden, mehrere Symbole mit derselben Bedeu­tung anzu­bieten, oder einem Symbol mehr als eine Bedeu­tung zu geben, da dies eher zu Miss­ver­ständ­nissen beim Lesen eines Modells führt.“

Farbe, Form & Layout

Auch Symbole mit ähnli­chen Formen und Farben können zu Verwechs­lungen führen. Je intui­tiver Symbole mit ihrer Bedeu­tung asso­zi­iert werden, desto einfa­cher sind sie zu verstehen und zu erlernen. Ab einer gewissen Größe von Modellen kann es sinn­voll sein, diese in mehrere Teil­mo­delle aufzu­glie­dern. Obwohl es gene­rell von Vorteil ist, die Lese­rInnen von irre­le­vanten Infor­ma­tionen abzu­schirmen, ist es hier nütz­lich, Über­blicks­mo­delle darzu­stellen, damit sich Lese­rInnen in großen Modell­hier­ar­chien zurecht­finden. Außerdem zeigte sich in Figls kürz­lich publi­ziertem Artikel, der den aktu­ellen Forschungs­stand zusam­men­fasst, dass neben den erwähnten Faktoren ein „Geheim­re­zept“ auch in dem rich­tigen Layout liegt. Die ersten Ergeb­nisse eines aktu­ellen Eye-­Tracking Expe­ri­ments in Koope­ra­tion mit der Tech­nical Univer­sity of Denmark legen nahe, dass Layou­t-Ent­schei­dungen (z.B. symme­trisch ange­ord­nete Blöcke zusam­men­ge­hö­riger Aufgaben im Prozess und Vermei­dung von unnö­tigem Rich­tungs­wechsel) das Lesen von Prozess­mo­dellen stark verein­fa­chen können.

Die besseren Ideen

Außerdem unter­suchte die Wissen­schaf­terin in einer Koope­ra­tion mit der Queens­land Univer­sity of Tech­no­logy (Austra­lien), wie visu­elle Prozess­mo­delle im Gegen­satz zu text­li­chen Prozes­s­er­klä­rungen die Imagi­na­tion und den Ideen­reichtum von Mitar­bei­te­rInnen beein­flussen, insbe­son­dere wenn es um Prozess­ver­bes­se­rungen geht. Bis dato gab es in der Wissen­schaft keine eindeu­tigen Antwort auf die Frage, ob visu­elle Modelle Analys­tInnen tatsäch­lich beim Finden inno­va­tiver Lösungen unter­stützen, oder ob sie den Denk­spiel­raum einengen. Im Rahmen eines Expe­ri­ments zeigte sich, dass diese Befürch­tung unbe­gründet ist, da visu­elle Modelle die krea­tive Qualität von Verbes­se­rungs­ideen sogar etwas stärker als Texte fördern konnten. Sie verän­d­erten zwar nicht die Zahl der Ideen, aber deren Nütz­lich­keit und Ange­mes­sen­heit für Unter­nehmen. „Die Teil­neh­me­rInnen unseres Expe­ri­ments nannten beispiels­weise mehr Ideen, wie neue Tech­no­lo­gien im Prozess einge­setzt werden können. Das heißt: Unsere Ideen werden durch Prozess­mo­delle zwar zahlen­mäßig nicht mehr, dafür aber quali­tativ hoch­wer­tiger und brauch­barer“, so Figl, „Die Digi­ta­li­sie­rung verän­dert Unter­nehmen welt­weit und bran­chen­überg­rei­fend. Um wett­be­werbs­fähig zu bleiben, ist es für Unter­nehmen essen­tiell Tools zu haben, die krea­tive Ideen fördern. Visu­elle Prozess­mo­delle sind daher ein wich­tiges Instru­ment, um Prozesse zu opti­mieren und die Poten­tiale digi­taler Tech­no­lo­gien zu nützen.“

Zu den Studien

Figl, Kathrin (2017): Compre­hen­sion of Proce­dural Visual Busi­ness Process Models – A Lite­ra­ture Review. Busi­ness & Infor­ma­tion Systems Engi­nee­ring (BISE) (59) 1.

Figl, Kathrin, Recker, J. (2016): Process inno­va­tion as crea­tive problem solving: An expe­ri­mental study of textual descrip­tions and diagrams.. Infor­ma­tion & Manage­ment (53) 6, pp.767-786.

Figl, Kathrin, Recker, J. (2016): Explo­ring Cogni­tive Style and Task-­spe­cific Prefe­rences for Process Repre­sen­ta­tions. Requi­re­ments Engi­nee­ring 21 (1), pp.63-85.

Pres­se­kon­takt:
Mag. Anna Maria Schwen­dinger
PR-Re­fe­rentin
Tel: + 43-1-31336-5478
E-Mail: anna.schwen­din­ger@wu.ac.at



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