Modul 13: Wissensdokumentation leicht gemacht – Wissen sichern, Weitergabe erleichtern

Wenn Mitarbeitende gehen oder Projekte enden, geht oft wertvolles Wissen verloren. Eine gute Wissensdokumentation hilft, Erfahrungen, Abläufe und Kontakte nachhaltig zu sichern und Teams arbeitsfähig zu halten.

In diesem Modul lernen Sie praxistaugliche Methoden und Tools kennen, mit denen Sie Wissen systematisch erfassen und zugänglich machen können – ohne große Bürokratie. Gemeinsam erarbeiten wir, wie Sie Wissenssicherung im Alltag verankern und teamübergreifend nutzen können.
 
Langversion

Wissen ist eine der wertvollsten Ressourcen in Non-Profit-Organisationen – und zugleich eine der am häufigsten unterschätzten. Wenn Mitarbeitende die Organisation verlassen, Projekte abgeschlossen werden oder Zuständigkeiten wechseln, geht oft entscheidendes Erfahrungswissen verloren. Das kann zu unnötigem Mehraufwand, wiederholten Fehlern und ineffizienten Prozessen führen. Eine systematische Wissensdokumentation sorgt dafür, dass zentrale Informationen erhalten bleiben und für andere nutzbar sind.

In diesem praxisorientierten Modul lernen Sie, wie Sie relevantes Wissen alltagstauglich erfassen, strukturieren und weitergeben können – ganz ohne übermäßigen Verwaltungsaufwand. Im Fokus stehen einfache, bewährte Methoden und Tools, die auch in kleinen oder ehrenamtlich geprägten Teams umsetzbar sind. Sie reflektieren, welches Wissen in Ihrer Organisation besonders schützenswert ist, und entwickeln erste Ansätze, wie Sie Wissensmanagement nachhaltig im Arbeitsalltag verankern können.
 
Inhalte:

• Warum Wissensdokumentation? Nutzen, Risiken und Stolperfallen

• Formen von Wissen: explizit vs. implizit – und wie man beides sichert

• Methoden der Wissenssicherung: Übergabegespräche, Wissenslandkarten, Erfahrungsberichte, Checklisten u. v. m.

• Tools für den Alltag: digitale Plattformen, Wikis, Cloud-Lösungen und Vorlagen

• Praxisbeispiele gelungener Wissensdokumentation in NPOs

• Reflexion: Welche Informationen sind bei uns besonders kritisch?

• Entwicklung erster Schritte zur Integration in bestehende Arbeitsprozesse

Ziele:
Die Teilnehmenden...

• erkennen die Bedeutung und den Mehrwert von Wissensdokumentation für die Organisation,

• lernen praxistaugliche Methoden und Tools zur Sicherung und Weitergabe von Wissen kennen,

• identifizieren kritische Wissensbereiche in der eigenen Organisation,

• entwickeln konkrete Ansätze zur Einführung oder Verbesserung von Wissensdokumentation,

• stärken die teamübergreifende Zusammenarbeit durch transparente Wissensflüsse.

Dieses Modul unterstützt NPOs dabei, wertvolles Erfahrungswissen zu sichern, Übergaben reibungsloser zu gestalten und Arbeitsfähigkeit langfristig zu erhalten – für mehr Kontinuität, Effizienz und Qualität in der täglichen Arbeit.

Modul 14: Effiziente Büroorganisation & digitale Tools – Fit für den Arbeitsalltag

Viele NPOs arbeiten unter Zeitdruck, mit knappen Ressourcen und ohne klare Struktur. Eine effiziente Büroorganisation spart nicht nur Nerven, sondern schafft Raum für Wirkung. Digitale Tools können dabei echte Entlastung bringen – wenn man sie sinnvoll auswählt.

In diesem Modul erhalten Sie konkrete Tipps zur Organisation von Abläufen, Aufgaben und Dokumenten – analog und digital. Wir zeigen einfache Tools für Kommunikation, Projektmanagement und Ablage, die sich in kleinen Organisationen bewährt haben.
 
Langversion

In vielen Non-Profit-Organisationen sind Zeit, Personal und Budget knapp – dafür sind die Anforderungen hoch: Projekte müssen gemanagt, Anfragen beantwortet, Deadlines eingehalten und Dokumente organisiert werden. Ohne eine durchdachte Büroorganisation kann der Arbeitsalltag schnell chaotisch werden. Dabei lässt sich mit einfachen Mitteln und digitalen Werkzeugen viel erreichen: mehr Überblick, bessere Zusammenarbeit und spürbare Entlastung.

In diesem Modul lernen die Teilnehmenden, wie sie ihren Büroalltag effizienter strukturieren und wiederkehrende Abläufe optimieren können – analog wie digital. Im Fokus stehen praxisnahe Methoden für das Aufgabenmanagement, die Dokumentenablage und die Kommunikation im Team. Darüber hinaus werden nützliche digitale Tools vorgestellt, die speziell für kleinere Organisationen geeignet sind und sich mit geringem Aufwand in den Arbeitsalltag integrieren lassen.
 
Inhalte:

• Grundlagen effizienter Büroorganisation: Struktur, Prioritäten, Routinen

• Aufgabenverwaltung leicht gemacht: vom Notizzettel zur Aufgabenliste

• Ordnung im digitalen Chaos: sinnvolle Ablagesysteme für Dateien und Informationen

• Einführung in bewährte Tools: z. B. Trello, Microsoft To Do, Nextcloud, Slack, Google Workspace

• Tipps zur teamübergreifenden Kommunikation und digitalen Zusammenarbeit

• Papierlos arbeiten? Möglichkeiten und Grenzen im NPO-Kontext

• Praxisbeispiele aus NPOs: Was funktioniert wirklich – und warum?

• Reflexion: Wo hakt es in unserer Organisation? Was können wir verbessern?

Ziele:
Die Teilnehmenden...

• lernen Prinzipien effizienter Büroorganisation kennen und können sie im eigenen Arbeitsalltag anwenden,

• erhalten einen Überblick über hilfreiche digitale Tools für Aufgaben, Kommunikation und Ablage,

• entwickeln Ideen, wie sie Strukturen in ihrer Organisation nachhaltig verbessern können,

• reflektieren den aktuellen Stand ihrer Arbeitsorganisation und priorisieren nächste Schritte,

• stärken ihre Selbstorganisation und fördern reibungslosere Abläufe im Team.

Dieses Modul unterstützt NPOs dabei, mit einfachen Mitteln mehr Klarheit, Struktur und Effizienz in den Arbeitsalltag zu bringen – für weniger Stress und mehr Zeit fürs Wesentliche.

Modul 15: Nachhaltigkeit & Nachhaltigkeitsberichterstattung – Zukunftsfähige Strategien für NPOs

Nachhaltigkeit ist mehr als Umweltschutz – sie betrifft auch soziale Verantwortung, Transparenz und wirtschaftliches Handeln. Auch für Non-Profit-Organisationen gewinnt nachhaltiges Wirtschaften und Berichten zunehmend an Bedeutung – intern wie extern.

In diesem Modul erfahren Sie, wie Sie Nachhaltigkeit ganzheitlich denken und in Ihrer Organisation umsetzen können. Wir geben einen Überblick über Standards der Berichterstattung (z. B. SDGs, CSRD-Vorgaben) und zeigen, wie auch kleine NPOs erste Schritte Richtung Nachhaltigkeitsbericht gehen können.
 
Langversion

Nachhaltigkeit wird zunehmend zu einem zentralen Thema für Organisationen aller Art – auch für Non-Profit-Organisationen. Dabei geht es nicht nur um Umweltfragen, sondern ebenso um soziale Verantwortung, transparente Kommunikation und ökonomisches Handeln im Sinne der Gemeinwohlorientierung. Gleichzeitig steigen die Erwartungen von Fördergebern, Partnern und der Öffentlichkeit an eine nachvollziehbare und glaubwürdige Nachhaltigkeitsstrategie – inklusive dokumentierter Fortschritte.

In diesem praxisorientierten Modul lernen die Teilnehmenden, wie Nachhaltigkeit in NPOs ganzheitlich gedacht, strukturiert umgesetzt und wirkungsvoll kommuniziert werden kann. Sie erhalten einen Überblick über aktuelle Standards der Nachhaltigkeitsberichterstattung (z. B. Sustainable Development Goals – SDGs, CSRD-Vorgaben) und erfahren, wie auch kleinere Organisationen erste Schritte in Richtung nachhaltiger Organisationsentwicklung und Berichterstattung gehen können – mit Augenmaß, aber klarer Ausrichtung.
 
Inhalte:

• Einführung in den Nachhaltigkeitsbegriff im NPO-Kontext: ökologisch, sozial und ökonomisch

• Chancen und Herausforderungen nachhaltigen Wirtschaftens für NPOs

• Überblick über relevante Rahmenwerke: SDGs, CSRD, GRI, DNK u. a.

• Anforderungen und Ziele der Nachhaltigkeitsberichterstattung

• Praxisbeispiele und Vorgehensmodelle für kleinere und mittlere Organisationen

• Entwicklung erster Ideen und Strategien für eine nachhaltige Ausrichtung

• Tipps für eine ressourcenschonende, aber wirksame Umsetzung

• Diskussion von Umsetzungshemmnissen und Lösungsansätzen

Ziele:
Die Teilnehmenden...

• verstehen, was Nachhaltigkeit in ihrer Organisation konkret bedeutet,

• kennen die wichtigsten Standards und gesetzlichen Entwicklungen im Bereich Nachhaltigkeitsberichterstattung,

• entwickeln ein Gefühl für realistische erste Schritte und Prioritäten,

• erhalten praxisorientierte Methoden zur Integration von Nachhaltigkeit in den Arbeitsalltag,

• können fundierte Entscheidungen zur Umsetzung und Kommunikation von Nachhaltigkeitsmaßnahmen treffen.

Das Modul unterstützt NPOs dabei, sich zukunftsfähig aufzustellen und Nachhaltigkeit als strategisches Querschnittsthema in ihre Strukturen, Projekte und Außenwirkung zu integrieren – und so Vertrauen, Wirkung und Glaubwürdigkeit langfristig zu stärken.

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