1. npoExpertTalk: Purpose-orientiertes NPO-Management - Multiperspektivisches Führen und Managen statt einsamer Leadership

Leadership und solides Management

Alle reden von Leadership. Es bräuchte Leader*innen, die uns aus der Krise führen. Es bräuchte strahlende Figuren an der Spitze, die mit Charisma, Werten und Überzeugungen den Weg vorgeben. Es bräuchte klare Vision, die es ermöglich, an einem Strang zu ziehen.

Ja, stimmt. Leadership ist durchaus nach wie vor ein wichtiger Faktor in erfolgreichen Organisationen. Und in Krisenzeiten kann auf Leadership schon gar nicht verzichtet werden.

Aber aus meiner Sicht hat uns die Gesundheits-, Wirtschafts-, Sozial- und Arbeitsmarktkrise eines deutlich gemacht: Es braucht neben der Leadership vor allem auch solides Management, um eine Organisation erfolgreich durch die Krise lenken zu können. Dazu gleich mehr.

Zuerst möchte ich noch kurz auf die Begriffe Leadership und Management genauer eingehen. Leadership und Management sind eng miteinander verknüpft und eine scharfe Trennung ist oftmals gar nicht so einfach möglich. Ich versuche klarstellen, was ich darunter verstehe:

• Leadership ist die Fähigkeit, einer Gruppe von Menschen eine Vision und Richtung zu geben. Dadurch wird der Tätigkeit der Menschen ein Sinn gegeben und somit ein Motivationsgrundstein gelegt. Eine Leaderin bzw. ein Leader inspiriert, motiviert und mobilisiert ihre bzw. seine Mitarbeiter*innen.

• Management ist die Organisation, die Steuerung und das Controlling von Prozessen, Ressourcen, Personen und die damit verbundene Kommunikation.

• Führung ist in meinem Verständnis der Überbegriff für Leadership und Management in Kombination.

Was meine ich mit der Wichtigkeit von „solidem Management“ ganz konkret? Ich möchte gerne anhand echter Beispiele aus meinem Alltag als Vorstandsvorsitzende und Geschäftsführerin bei ABZ*AUSTRIA skizzieren, wie wichtig die Funktion des Managements in den vergangenen Covid-Krisenmonaten war.

Corona Management

Erinnern wir uns an den März 2020 zurück. Zuerst die große Unsicherheit, wie es weitergehen soll, dann die verkündeten Lockdown-Maßnahmen, die schnelles und effizientes Handeln verlangten. Es war völlig unklar, wie sich die Gesamtsituation weiterentwickeln wird, welche Auswirkungen das auf den Geschäftsbetrieb haben wird usw. Es mussten innerhalb kürzester Zeit schwerwiegende Entscheidungen getroffen werden:

Schicken wir die Mitarbeiter*innen ins Homeoffice, wenn ja, ab wann? Wie erreichen sie ihre Kund*innen? Wie kommunizieren sie?

Wurden am Freitag die Teilnehmer*innen noch bei ABZ*AUSTRIA begrüßt, mussten übers Wochenende alle Angebote digital umgesetzt und somit auch Homeoffice für alle Mitarbeiter*innen ermöglicht werden. In der Praxis hat das bedeutet: Schulungen, Workshops und die Kommunikation mit Mitarbeiter*innen und Teilnehmer*innen wurden in die Onlinewelt verlegt.

Hierbei hat das Team Kreativität bewiesen und, wo es notwendig war, neue Formate entwickelt. Auch Beratungen wurden innerhalb weniger Tage auf telefonisch, per Mail oder per Videotelefonie umgestellt. "Wir haben innerhalb von wenigen Tagen fast allen die Möglichkeit gegeben, von zuhause zu arbeiten, damit die Covid-19 Auflagen erfüllt werden können. Das war eine großartige Leistung!

Können die Mitarbeiter*innen von zuhause aus überhaupt ihrer Arbeit nachgehen?  Haben sie das technische Equipment? Wie viele und welche Mitarbeiter*innen können wir mit zusätzlicher Hardware fürs Homeoffice so schnell ausstatten?

Wer im Homeoffice ist, der braucht natürlich auch die passende Infrastruktur, um effizient arbeiten zu können. Auch hier war schnelles Agieren gefragt. In Windeseile wurde deswegen die Hardware-Serverlandschaft neu und die vorhandene Infrastruktur so aufgesetzt, dass alle Mitarbeiter*innen diese problemlos zuhause nutzen können.

Für einen reibungslosen Wechsel in die Remote-Arbeit wurden zudem alle verfügbaren Laptops aus dem Schulungsbereich den Mitarbeiter*innen für das Homeoffice zur Verfügung gestellt, um eine weitere Betreuung der Teilnehmer*innen und den Austausch im Team zu garantieren.

Welche wirtschaftlichen Auswirkungen hat all das auf unsere Organisation?

Die Ausgangslage war keine einfache. Aufgrund der unklaren Lage zu Beginn und durch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Fördergeber*innen und dementsprechend verschiedenen Richtlinien, war es zu Beginn fordernd, Maßnahmen zu setzen, die den unterschiedlichen Sicherheits- und Abrechnungsvorgaben entsprachen.

Dennoch hat es ABZ*AUSTRIA innerhalb kürzester Zeit geschafft, fast alle Projekte zu digitalisieren, nur in wenigen Projekten war es notwendig vermehrt telefonische Beratung einzusetzen.

Besonders viel Wert wurde dabei auf die interne Kommunikation gelegt. Regelmäßiger Austausch, Transparenz und projektübergreifende Zusammenarbeit standen dabei ganz oben auf der Prioritätenliste.

Resultat dieser Überlegungen: Prozesse und Strukturen wurden neu definiert und die Meetingstruktur und -kultur neu aufgestellt. Für das Projektmanagement hat die neue Situation bedeutet: Persönliche Telefongespräche, das Ausarbeiten von neuen gemeinschaftlichen Arbeitsformen und die Unterstützung der Mitarbeiter*innen im Bereich Selbstorganisation und Tagesstrukturierung im Homeoffice standen vor allem zu Beginn im Fokus.

Welche neuen Management-Strukturen brauchen wir?

Was bei ABZ*AUSTRIA immer schon Devise war, hat sich in der Krise umso mehr bewahrheitet. Mehrmals wöchentlich hat sich das Management-Team ausgetauscht und mindestens einmal in der Woche gab es ein Meeting zwischen Geschäftsführung, kaufmännischer Leitung, Bereichsleitungen und allen Projektleitungen. Zusätzlich fanden zahlreiche Treffen in den unterschiedlichsten Zusammensetzungen statt.

Durch die neuen Strukturen und den Einsatz von digitalen Möglichkeiten wie Videokonferenzen sind völlig neue Formen der Zusammenarbeit entstanden. Personen sind sich nähergekommen und Hierarchien haben sich weiter verflacht. Die Zusammenarbeit der verschiedenen Ebenen funktioniert nun anders und hat eine noch höhere Qualität bekommen. Man kann definitiv sagen, dass die Krise uns zusammengeschweißt hat und das gegenseitige Vertrauen höher ist.

Für die Projektleiter*innen von ABZ*AUSTRIA wurde ein Input und Austausch zu "Führung und Kommunikation in der Covid-Ausnahmesituation" organisiert.

Um die Kommunikation so transparent wie möglich zu gestalten, gab es zudem wöchentliche Updates der Geschäftsführung an alle Mitarbeiter*innen sowie Videobotschaften. Die gibt es übrigens noch immer, allerdings nicht mehr in so einem dichten Intervall.

Damit auch der soziale und menschliche Faktor nicht zu kurz kommt, hat es das Angebot der unternehmensweiten virtuellen gemeinsamen Mittagspause gegeben, um auch Raum für informellen Austausch - wie man ihn im Büroalltag hat - zu ermöglichen. Zusätzlich gab es die Möglichkeit auf dem ABZ*AUSTRIA Padlet unter dem Motto "gemeinsam statt einsam" sich über das Arbeiten zuhause auszutauschen und auch Fotos von Homeoffice-Ausblicken, Arbeitspausen, Haustieren etc. zu posten, um die Kolleg*innen am neuen Alltag teilhaben zu lassen.

Conclusio

Um all diese Fragen beantworten und so Entscheidungen treffen zu können, bedurfte es viel Abstimmung zwischen den einzelnen Teams, den Projektleitungen, dem Betriebsrat wie auch natürlich der Geschäftsleitung. Prozesse musste rasch adaptiert und flexibel angepasst werden.

Selbstverantwortung und Selbstermächtigung waren auf allen Ebenen zentral. Die finanziellen Auswirkungen von Entscheidungen galt es stets abzuwägen.

Die Verantwortung einerseits für die Gesundheit der Mitarbeiter*innen und Kund*innen andererseits auch die Absicherung der Organisation und somit Arbeitsplätze waren ein präsentes Spannungsfeld.

Trotz der schwierigen Rahmenbedingungen zeigten sich alle Mitarbeiter*innen hochmotiviert und legten eine hohe Leistungsbereitschaft und Flexibilität an den Tag. Die Kurzarbeit hat aber auch vor ABZ*AUSTRIA nicht Halt gemacht. Zu Beginn der Krise mussten 99 der 150 Mitarbeiter*innen in Kurzarbeit geschickt werden. Alle Mitarbeiter*innen zeigten sich in dieser schwierigen Zeit enorm engagiert. Durch den enormen Einsatz aller war es ABZ*AUSTRIA trotz des verkleinerten Teams möglich, die Kund*innen gut zu begleiten und den Förderauftrag bestmöglich zu erfüllen.

Anhang dieses Beispiels, also wie wir bei ABZ*AUSTRIA im Frühling 2020 mit der akuten Krisensituation umgegangen sind – und was ich so mitbekommen habe, ist es in vielen NPOs ähnlich gewesen – wird deutlich, wie entscheidend hier die Funktion des Managements war.

Multiperspektivität in der Führung war und ist das Gebot der Stunde. Ich bin mir sicher: Wenn ABZ*AUSTRIA im Management nicht so gut aufgestellt gewesen wäre, wie es das war bzw. ist und wir uns rein auf unsere Leadership-Qualitäten verlassen hätten, stünden wir heute bei weitem anders da.

Ganz zentral war und ist auch die Agilität und Flexibilität der Organisation vor allem auch der Führungsebene und den Mitarbeiter*innen sowie die stets unsere Entscheidungen transparent begleitende interne Kommunikation.

Das Beispiel der Wichtigkeit des „soliden Managements“ im Rahmen der ersten Wochen des ersten Covid-Lockdowns ist ein sehr anschauliches. Es gibt aber auch zahllose weitere Beispiele wenn ich an Masken, FFP2-Masken, Tests, in naher Zukunft hoffentlich auch Impfungen etc. denke…

NPO-Management im Brennglas

Der Anspruch an NPO-Management war in den vergangenen Monaten und ist aktuell ein besonders hoher: Die Krisensituation der vergangenen Monate hat uns gezeigt, dass das NPO-Management im Brennglas stand bzw. steht. Es wurde deutlich, was gut funktioniert.

Es gab aber auch kein Erbarmen: Schwachstellen wurden ganz klar sichtbar. Trotz dieser schonungslosen Offenbarung sollte das Licht auf Schwachstellen als Chance wahrgenommen werden, bestehende Systeme zu hinterfragen und notwendige Veränderungen innerhalb der Organisation voranzutreiben.

In der Vorbereitung für diesen Vortrag habe ich auch meine Erfahrungen mit Krisen der vergangenen Jahrzehnte versucht zu reflektieren.

Historie ABZ*AUSTRIA

ABZ*AUSTRIA wurde vor bald 30 Jahren im Rahmen eines innovativen experimentellen arbeitsmarktpolitischen Projektes als gemeinnütziger kleiner Verein in Wien gegründet. Unser Ziel war und ist die die Gleichstellung von Frauen und Männern am Arbeitsmarkt. Mut, Innovation und die stete Orientierung am konkreten Bedarf führten dazu, dass der Verein immer größer wurde.

Die Entwicklung ging mit einer steten Professionalisierung der Prozesse und Strukturen einher. Seit rund 15 Jahren beschäftigt ABZ*AUSTRIA um die 170 Mitarbeiter*innen und ist in mehreren österreichischen Bundesländern engagiert. Betriebswirtschaftlicher Druck, Bürokratie und immer komplexer werdende Rahmenbedingungen waren in den vergangenen Jahren keine Fremdwörter. ABZ*AUSTRIA ist bekannt für seinen Mut, seine Innovationsfreudigkeit und dafür, stets bedarfsorientiert und am Puls der Zeit zu handeln.

Aktuelle ABZ*Organisationsentwicklung

Als ABZ*AUSTRIA konnten wir die Ausnahmesituation mit ihren vielen Variablen auch deswegen gut meistern und ich klopfe auf Holz, dass das so bleibt.

Wozu wir uns jedenfalls trotz oder vielleicht gerade wegen der aktuellen Krisensituation entschlossen haben, ist, in einem internen Organisationsentwicklungsprozess weitere Veränderungen anzustoßen, um zum einen die Wettbewerbsfähigkeit von ABZ*AUSTRIA auch auf lange Sicht zu gewährleisten und die Organisation noch zukunftsfitter aufzustellen, um den auftretenden Anforderungen souverän begegnen zu können. Und andererseits die Exzellenz der Organisation (dafür steht übrigens das Sternchen in unserem Namen) für eine erfolgreiche ABZ*Zukunft vorantreiben zu können:

• Im Zuge dessen wollen wir einen Paradigmenwechsel einleiten und haben das 4R-Modell entwickelt: Role - Responsibility – Results – Reporting. Die Role beschreibt die Haltung, mit der eine Funktion wahrgenommen und ausgefüllt wird (360 Grad Komm. etc.). Mit Responsibilitlies sind die Verantwortlichkeiten gemeint. Via der Results nehmen wir Ziele, erwartete Ergebnisse, Wirkungen stärker in den Blick. Unter Reporting ist die verdichtete Information für die jeweils nächste Ebene gemeint. Durch die Impelentierung dieses 4R-Modells auf allen Organisationsebenen möchten wir für mehr Klarheit und Transparenz sorgen.

• Ein weiterer wichtiger Meilenstein in unserem Organisationsentwicklungsprozess ist die Ausdifferenzierung der der Führungsfunktionen. Wir werden Führungsfunktionen stärker spezialisieren und bündeln.

• Wir wollen ein wirtschaftlich sinnvolles Strukturmodell mit so wenig Bürokratie und so kurzen Wegen wie möglich. Wir wollen effiziente Entscheidungs- und Kooperationswege in der Linie. Daher werden wir auch die Aufbauorganisation noch effizienter gestalten.

• Neue Kooperations- und Kommunikationsprozesse abseits der Linie ermöglichen neue Formen der Zusammenarbeit, unterstützen eine verstärkte Marktorientierung und sorgen für höhere Agilität. Wir werden den Fokus auch auf Querschnittsthemen und -rollen zentraler Organisationsthemen legen.

Selbstverständlich ist dabei für uns eine partizipative Herangehensweise sowie Transparenz und Kommunikation.

Stabstelle „Organisationsentwicklung, Digitalisierung & Interne Kommunikation“

Apropos Kommunikation: Aus heutiger Sicht scheinen wir Ende 2019 mit hellseherischen Fähigkeiten ausgestattet gewesen zu sein bzw. wir hatten einfach mal wieder das richtige Gespür, denn wir haben per Februar 2020 eine neue Stelle geschaffen, nämlich die der Geschäftsführungs-Stabstelle „Organisationentwicklung, Digitalisierung & Interne Kommunikation“.

Diese drei Themen in einer Funktion gebündelt zu haben, in einer Zeit, in der diese Themen so hohe Relevanz haben, hatte und hat einen enormen Mehrwert für ABZ*AUSTRIA. Digitalisierung beschäftigt und alle aktuell ja mehr denn je und auch hierbei haben wir bei ABZ*AUSTRIA bemerkt, wie wichtig es ist, dieses Thema multiperspektivisch anzugehen:

Digitalisierung

Für ABZ*AUSTRIA ist das Thema der Digitalisierung seit einigen Jahren nicht nur in der inhaltlichen Arbeit mit Kund*innen sondern auch auf Organisationsebene zentral. Durch den darauf gelegten Fokus konnte mit Eintritt des Covid-19-bedingten Lockdowns im März 2020 flexibel reagiert werden.

Es gelang sehr rasch die Voraussetzungen für virtuelle und gemischte Formen des Lernens und der Beratung zu schaffen. Der Covid-19-bedingte Digitalisierungsschub hat seither zu weiteren strukturellen und kompetenzbezogenen Entwicklungen bei ABZ*AUSTRIA geführt.

Digiteam: Expert*innen-Austausch

Interaktion, Austausch sowie gegenseitiges Sparring sind zentrale Elemente in der organisationsweiten Digitalisierung. Um dem einen Rahmen zu geben wurde 2019 das ABZ*Digiteam ins Leben gerufen, das sich in regelmäßigen Abständen trifft. In jedem ABZ*AUSTRIA Projekt gibt es eine Digitalisierungsverantwortliche, die Teil des Digiteams ist. Neben den Digitalisierungsverantwortlichen der Projekte sind auch Führungskräfte der Geschäftsleitung wie die IT-Verantwortliche, die Geschäftsführung, die Stabstelle Digitalisierung und die Bereichsleitungen Teil des Gremiums, um eine Mulitperspektivität zu ermöglichen. Im Digiteam werden beispielsweise digitale Neuerungen und Anwendungen besprochen, geplant und evaluiert.

Digitale Tools: Von der virtuellen Tafel bis zum Online-Gaming

Das Internet bietet zahlreiche Tools und Werkzeuge, die für die Online-Lehre und -Beratung wesentliche Eckpfeiler sind. ABZ*AUSTRIA hat sich dazu verpflichtet, jedes Tool vor der eventuellen Verwendung umfangreich insbesondere punkto DSGVO und IT-Security zu prüfen. Den ABZ*AUSTRIA Mitarbeiter*innen steht eine umfangreiche Liste von positiv geprüften Tools zur Verfügung, auf die sie bedenkenlos in ihrer beruflichen Praxis zurückgreifen können.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeitenden so auf eine Auswahl qualitativ hochwertiger Online-Tools von der virtuellen Tafel bis zum Online-Gaming zugreifen können, ohne die Tiefen des Internets dafür durchsuchen und auf Tauglichkeit überprüfen zu müssen.

Digi-Cafés, Webinare, ect.: Interne Digitalisierungs-Weiterbildungen

ABZ*AUSTRIA hat auf die veränderten Rahmenbedingungen im Zuge der Covid19-Pandemie und den dadurch noch stärkeren Digitalisierungs-Fokus rasch reagiert und 2020 eine interne Digitalisierung-Weiterbildungsoffensive gestartet. Mitarbeiter*innen konnten und können sich so unkompliziert und kostenlos im Rahmen von Webinaren, Digi-Cafés und anderen Formaten im Bereich der Digitalisierung weiterbilden und untereinander austauschen. Der Schwerpunkt der peer-to-peer Digi-Cafés liegt 2020 auf der Anwendung von digitalen Tools.

Top-Sharing

Ich habe ja schon von der Wichtigkeit der multiperspektivischen Führung im Sinne der Beleuchtung von Aspekten aus unterschiedlichen Blickwinkeln und der Partizipation von Mitarbeiter*innen gesprochen. Was dabei aber auch ganz besonders zentral ist, ist das Geschäftsführungsmodell, dass wir bei ABZ*AUSTRIA leben. Meine Geschäftsführungs-Kollegin Daniela Schallert und ich teilen uns die Geschäftsführung im Rahmen des Top-Sharings-Modells.  

Seit 2007 lebe ich das Modell mit Daniela Schallert. Das gemeinsame Entscheidungen und die zwei Perspektiven sehen wir als Mehrwert, weil das unsere Entscheidungen nachhaltiger und qualitätsvoller macht. Davon profitiert das Unternehmen. Nachdem wir beide auch Vorstandsfunktionen innehaben, ist das Wohl des Ganzen ein zentraler Aspekt in der Entscheidungsfindung.

Und zusätzlich haben wir übrigens natürlich auch den Wunsch aufzuzeigen, dass es auch andere Führungsansätze gibt. Wir wollen den Unternehmensleitungen klar machen, dass Vereinbarkeit bei einem selbst beginnt. Das muss vorgelebt werden und Führungskräfte haben auch ein Recht auf ein Familien- und Privatleben. Außerdem hilft so ein Modell, die steigende Komplexität der Anforderungen in der Arbeitswelt zu bewältigen. Gerade in herausfordernden Zeiten wie der aktuellen Krisensituation ist das Top-Sharing-Modell ein aus unserer Sicht sehr bereicherndes.

Purpose - Wordcloud

Wieder zurückkommend auf meinen Vortragseinstieg: Neben der so wichtigen Leadership braucht es in im NPO-Management aus meiner Sicht aktuell eben auch ganz besonders „solides Management“. Ich denke ich konnte gut skizzieren, warum mir dies wichtig erscheint. Ganz zentral erscheint mir dabei, den Purpose nicht zu vergessen.

Und weil es gerade gut passt, möchte ich das Ergebnis einer Wordcloud mit Ihnen teilen, die wir ABZ*AUSTRIA-intern im Rahmen unseres – diesmal virtuell abgehaltenen, es war übrigens trotzdem ein großartiges Zusammensein – Jahresauftakttreffens gemeinsam mit allen Mitarbeiter*innen erstellt haben: Teilen

Der organisationsweite gemeinsame Blick auf unser Wirken und den gesellschaftlichen Mehrwert, den ABZ*AUSTRIA durch seine Leistungen erzielt, hat uns alle bereichert und uns für unsere tägliche Arbeit viel Energie und Motivation mitgegeben.

In diesem Sinne: Wünsche ich Ihnen für Ihre Führungsaufgaben alles Gute und vor allem, dass sie stets den Purpose im Auge behalten.