Buchung
Sie wollen ein Video aufzeichnen, einen Podcast produzieren oder mit Ihren Studierenden innovative Tools wie Virtual Reality Anwendungen explorieren? Dann können Sie die FLEX Media Studios oder das FLEX Lab buchen. Die FLEX Media Studios können im Rahmen von Lehrveranstaltungen (z.B. für Media Assignments) auch von Studierenden selbst gebucht werden.
Die Buchung der FLEX-Räume erfolgt elektronisch über das Buchungstool "Rooms". Wie der Buchungsprozess für Mitarbeiter*innen bzw. für Studierende funktioniert wird untenstehend beschrieben.
Wie funktioniert die Buchung für Mitarbeiter*innen?
Mitarbeiter*innen können die FLEX Media Studios und das FLEX Lab via Rooms buchen. Buchungen des FLEX Labs unterliegen einem Freigabeprozess und müssen mindestens einen Tag vor der Raumnutzung erstellt werden.
Die Räume können über folgenden Link in Rooms gebucht werden:
Bei der Buchung der FLEX Räume sind folgende Punkte zu beachten:
Bitte beachten Sie die Öffnungszeiten. Aufnahmen in den FLEX Media Studios sind ausschließlich im gebuchten Zeitraum möglich
Bei der Nutzung der FLEX Media Studios ist insbesondere zu beachten:
Sie können die Zutrittskarte für die FLEX Räume am IT Service Desk im TC Gebäude abholen, wenn Sie den Raum gebucht haben oder als Media Owner in der Buchung eingetragen sind
Bitte lassen Sie keine (Wert-)Gegenstände unbeaufsichtigt im FLEX Center und verlassen Sie die Räume in einem ordentlichen Zustand
Die in den FLEX Media Studios erstellten Medien werden automatisiert in Planet eStream hochgeladen und jener Person zugewiesen, die den Raum gebucht hat bzw. dem Media Owner zugewiesen
Sollte Ihnen in den FLEX Media Studios eine technische Störung auffallen, kontaktieren Sie IT-Services unter folgender Nummer: +43 1 313 36 3003 oder schreiben Sie ein Ticket
Wie erstelle ich Buchungen in Rooms?
Im folgenden Abschnitt wird die Buchungsmaske in Rooms beschrieben.
Unter dem Menüpunkt Raumbelegung können Sie sich einen Überblick zu freien Terminen der FLEX Räume verschaffen:
Wie können die FLEX Media Studios stellvertretend für eine andere Person gebucht werden?
Die Räume des FLEX Centers können auch stellvertretend für Kolleg*innen oder Studierende gebucht werden. Dazu steht im Raumbuchungstool bei Buchung der FLEX Räume das Feld „Media Owner“ zur Verfügung:
Wird eine Person in dieses Feld eingetragen, ist sie dazu berechtigt, die Zutrittskarte für die Räume des Centers während der gebuchten Zeit abzuholen.
Ist eine Person im Feld „Media Owner“ eingetragen, werden dieser die produzierten Video- und Audiodateien im privaten Planet eStream Bereich zugeordnet.
Bei der Nutzung des Feldes Media Owner ist insbesondere zu beachten:
Bei der stellvertretenden Buchung für andere Mitarbeitende der WU ist im Feld „Media Owner“ der Vor- und Nachname oder der Benutzername der betreffenden Person einzugeben.
Bei der stellvertretenden Raumbuchung für Studierende, ist die Matrikelnummer (h+Matrikelnummer, zum Beispiel: h12345678) anzugeben.
Bitte beachten Sie, dass nur ein Name eingetragen werden kann. Eine Zuweisung der Buchung/der Medien an mehrere Personen ist nicht möglich.
Wie funktioniert die Buchung für Studierende?
Studierende können die FLEX Media Studios im Rahmen von Lehrveranstaltungen nutzen. Die Anmeldung in Rooms erfolgt mittels Benutzername (h+Matrikelnummer, zum Beispiel h12345678) und deren Passwort.
Für Studierende sind bei der Buchung der FLEX Media Studios folgende Punkte zu beachten:
Die FLEX Media Studios können nur von ordentlichen WU-Studierenden (NICHT von Mitbeleger/inne/n, ao. Studierenden) gebucht werden
Buchungen sind max. 14 Tage im Voraus möglich
Der maximale Buchungszeitraum beträgt 2 Stunden
Für Studierende ist bei der Nutzung der FLEX Media Studios insbesondere zu beachten:
Sie können die Zutrittskarte beim IT-Service Desk im TC abholen. Für die Abholung benötigen Sie ihren Studierendenausweis. Die Zutrittskarte wird ausschließlich an jene Person ausgegeben, die den Raum gebucht hat
Bitte lassen Sie keine (Wert-)Gegenstände unbeaufsichtigt im FLEX Center und verlassen Sie die Räume in einem ordentlichen Zustand
Die in den FLEX Media Studios erstellten Medien werden automatisiert in Planet eStream hochgeladen und jener Person zugewiesen, die den Raum gebucht hat bzw. dem Media Owne
Sollte Ihnen in den FLEX Media Studios eine technische Störung auffallen, kontaktieren Sie IT-Services unter folgender Nummer: +43 1 313 36 3003 oder schreiben Sie ein Ticket
Wie erstelle ich Buchungen in Rooms?
Im folgenden Abschnitt wird die Buchungsmaske in Rooms beschrieben:
Kalender
Im Kalender muss zunächst festgelegt werden, ob Sie das FLEX Audio Studio oder das Video Studio buchen wollen. Standardmäßig ist das FLEX Audio Studio ausgewählt. Sie können die Auswahl ändern, indem Sie auf den Button oberhalb der Kalenderübersicht klicken. Wählen Sie anschließend einen der grün angezeigten freien Terminslots im Kalender um mit der Buchung der Räume fortzufahren.
Buchung erstellen
Da die FLEX Studios nur im Rahmen einer Lehrveranstaltung gebucht werden können, muss bei der Buchung der/die Lehrveranstaltungsleiter*in in das Feld „Lehrende/r“ eingetragen werden.
Mit dem Feld Media Owner besteht optional die Möglichkeit, die Buchung stellvertretend für eine andere Person vorzunehmen (z.B. Studienkolleg*innen). Wird hier jemand eingetragen, so werden die erstellten Medien ausschließlich dem Planet eStream Account der hier angegebenen Person zugewiesen. Die Zutrittskarte kann von der buchenden Person oder dem Media Owner abgeholt werden. Das können Studienkolleg*innen (h+Matrikelnummer, zum Beispiel h12345678) oder auch Namen von Lehrenden sein.
Meine FLEX Buchungen
Nachdem Sie die Buchung abgeschlossen haben, finden Sie Ihre Aufnahmen unter "Meine FLEX Buchungen".
Wo erhalte ich die Zutrittskarte für das FLEX Center?
Für den Zutritt in das FLEX Center benötigen Sie eine Zutrittskarte. Diese kann am Tag der Buchung am IT-Service Desk im TC Gebäude (Raum TC.0.63 - Lageplan) abgeholt werden. Für die Abholung wird ein Ausweis benötigt. Die Karte wird ausschließlich an Personen ausgegeben, die den Raum gebucht haben oder als Media Owner eingetragen sind und muss noch am selben Tag an den IT-Service Desk zurückgebracht werden. Wird an mehreren Tagen aufgezeichnet, muss die Karte dennoch nach der Raumnutzung zurückgegeben werden und beim nächsten Termin erneut entlehnt werden.
Wichtiger Hinweis: Buchende sind während des Buchungszeitraumes für die FLEX-Räume gemäß der Buchungs- und Nutzungsrichtlinien verantwortlich. Sie tragen somit auch die Konsequenzen im Falle eines Fehlverhaltens.
Buchungs- und Nutzungsrichtlinien
Die Räume des FLEX Centers dürfen ausschließlich für universitäre Zwecke genutzt werden. Jede Form der kommerziellen Nutzung ist untersagt.
Die Räume des FLEX Centers dienen im Besonderen dem Zweck von Lehr- und Forschungsaktivitäten, studentischen Gruppenarbeiten (wie z.B. Media Assignments) und dem Abhalten von kleinen Lehrveranstaltungen.
Die Räume des FLEX Centers dürfen nur nach erfolgreicher Buchung über das Online-Tool „Rooms“ für den gebuchten Zeitraum durch den/die Buchende/n bzw. eingetragenen Media Owner genutzt werden. Auch wenn ein Raum zunächst als unbelegt aufscheint, muss zuerst eine Buchung durchgeführt werden, bevor der Raum genutzt werden darf. Ohne vorherige Buchung darf kein Raum genützt werden, auch wenn dieser als unbelegt aufscheint.
Die vorgegebene maximale Personenzahl pro Raum darf nicht überschritten werden. Die maximale Personenanzahl wird bei der Raumbuchung angezeigt: FLEX Lab (15 Personen), FLEX Video Studio (4 Personen), FLEX Audio Studio (3 Personen)
Buchungen für Studierende sind frühestens 14 Tage vor dem jeweiligen Nutzungstermin möglich. Die Buchung erfolgt durch eine/n Studierende/n der Gruppe. Pro Buchung kann ein Raum maximal für 2 Stunden gebucht werden.
Nach Ablauf des gebuchten Termins (oder nach Stornierung der Buchung über das Online-Tool „Rooms“) erlischt die Buchung.
Buchungen können bis zu Beginn des Buchungszeitraums storniert werden.
Buchungen und Buchungsguthaben können nicht auf andere Personen übertragen werden. Der/Die Buchende bzw. der der Media Owner muss zum Buchungszeitraum unbedingt anwesend sein bzw. andernfalls den Termin stornieren.
Die Räume des FLEX Centers sind trotz Buchung nicht individuell verschließbar. Der/Die Buchende haftet für die Raumausstattung sowie verloren gegangene oder gestohlene Gegenstände während des Buchungszeitraumes.
Buchungen werden auf dem Door-Display des Raumes angezeigt. Auch bei Zuspätkommen der/des Buchenden bleibt die Buchung aufrecht. Es ist nicht erlaubt die Räume des FLEX Centers „auf Vorrat“ zu buchen.
Die WU behält sich vor, die Nutzung regelmäßig zu überprüfen. Wird dabei augenscheinlich, dass ein Raum gebucht aber nicht genutzt wird („No-Show“), können dem/der Buchenden die Buchungsberechtigung eingeschränkt bzw. entzogen werden.
In den Räumen des FLEX Centers ist die Mitnahme von Speisen nicht gestattet.
Nach Ablauf des Buchungstermins sind die Räume des FLEX Centers ohne Aufforderung in ordentlichem Zustand (Müll beseitigt, Lightboard gereinigt, VR-Brillen zurückgegeben bzw. versperrt,...) zu verlassen und zu verschließen. Wird ein Raum nach Buchungsende nicht sauber und ordentlich hinterlassen, droht der Entzug der Buchungsberechtigung.
Die WU übernimmt keine Gewähr für das Funktionieren der informationstechnischen Einrichtungen. Ebenso wird die Haftung der Universität für eventuelle Fehlfunktionen der eingesetzten Hard- und Software oder Verlust bzw. Beschädigung von mitgebrachten Daten oder Datenträgern ausgeschlossen.
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