1. Zielsetzung

Diese Policy legt die Rahmenbedingungen für das Forschungsdatenmanagement an der WU fest.

2. Geltungsbereich

Diese Policy kommt für alle Personen, die an der WU Forschung betreiben, zur Geltung. Sofern eine Forschungsförderung durch externe Drittmittel oder durch WU-interne Mittel stattfindet und die jeweils zugrundeliegenden Förderrichtlinien besondere Bestimmungen hinsichtlich Nutzungsrecht, Zugang, Aufbewahrung, Archivierung oder Verzeichnung von Forschungsdaten enthalten, gehen diese Bestimmungen den Regelungen dieser Policy vor. Gleiches gilt für Kooperationsverträge mit externen Forschungspartner*innen.

3. Definitionen

Forschungsdaten gemäß dieser Policy sind – sofern nicht explizit weiter gefasst (siehe 4.2.) – die einer wissenschaftlichen Veröffentlichung zugrundeliegenden bzw. für deren Replizierbarkeit erforderlichen Daten (unabhängig von Form oder Darstellung), einschließlich Kontextinformationen, die benötigt werden, um Entwicklung, Ergebnisse, Beobachtungen oder Erkenntnisse von Forschungstätigkeiten zu dokumentieren, zu stützen oder zu validieren. Dabei ist es unerheblich, ob diese Daten durch Digitalisierung, Messung, Experimente, Quellenforschung oder sonstiger Erhebungen entstehen. Forschungsdaten können im Laufe ihres Lebenszyklus verschiedene Phasen durchlaufen (Rohdaten, bearbeitete Daten, veröffentlichte Daten). Eine wissenschaftliche Veröffentlichung im Sinne dieser Policy ist dann gegeben, wenn es einen entsprechenden Eintrag im Forschungsinformationssystem der WU[1] in Bereich Publikationen gibt. 

Ein Datenmanagementplan (DMP) strukturiert den Umgang mit Forschungsdaten und ist ein zentraler Teil des Forschungsdatenmanagements.  Er beschreibt, welche Daten im Laufe eines Forschungsvorhabens erfasst oder erzeugt werden und was im weiteren Verlauf mit ihnen geschehen soll (Speicherung, Veröffentlichung, Langzeitverfügbarkeit, Pseudonymisierung, Anonymisierung, Löschung etc.). Ein DMP trägt dazu bei, den Anforderungen der guten wissenschaftlichen Praxis zu genügen und Forschungsresultate langfristig nachvollziehbar zu machen.  Ein DMP sollte während der Laufzeit des Forschungsvorhabens angepasst werden, wenn sich Bedingungen ändern und sich dies auf den Umgang mit den Forschungsdaten auswirkt.

Data Stewards sind für die Unterstützung der Forschenden beim Datenmanagement zuständig. Sie helfen, Datensammlung und -speicherung zu optimieren, halten Kurse zum Forschungsdatenmanagement, beantworten Anfragen, unterstützen bei Datenmanagementplänen und stellen bei Bedarf den Kontakt zur benötigten Ansprechperson innerhalb der WU her.

FAIR-Prinzipien sind wichtige Richtlinien im Forschungsdatenmanagement zur Verbesserung der Auffindbarkeit, Zugänglichkeit, Interoperabilität und Wiederverwendbarkeit digitaler Ressourcen. Das Akronym FAIR steht für findable, accessible interoperable und re-usable. Die Prinzipien sollen sicherstellen, dass Daten und Metadaten so beschrieben und strukturiert sind, dass sowohl Menschen als auch Maschinen sie leicht finden, darauf zugreifen, sie integrieren und wiederverwenden können. Daten, die die FAIR-Prinzipien erfüllen, müssen nicht zwingend frei verfügbar sein. In vielen Fällen ist eine Einschränkung des Zugangs sinnvoll oder sogar erforderlich[2].

[1] https://research.wu.ac.at/admin/workspace.xhtml (Erfassung) bzw. https://research.wu.ac.at/ (Präsentation).

[2] Für weitere Informationen zu den FAIR-Prinzipien siehe die Webseite des GO FAIR Austria office:  https://fair-office.at/.

4. Regelung im Detail

4.1 Präambel

Die WU erkennt die Bedeutung von Forschungsdatenmanagement für qualitativ hochwertige Forschung und wissenschaftliche Integrität an. Korrekte und den FAIR-Prinzipien entsprechende Forschungsdaten sind Grundlage und wesentlicher Bestandteil jeglicher auf Daten basierender Forschungstätigkeit. Sie sind zur Überprüfung und Verteidigung des Forschungsprozesses und Ergebnisses notwendig. Die Einhaltung der FAIR-Prinzipien ist aus Sicht der guten wissenschaftlichen Praxis geboten und eine wesentliche Leitlinie für das Forschungsdatenmanagement an der WU.

4.2 Nutzungs- und Publikationsrechte

Nutzungsrechte an Forschungsdaten: Es gilt grundsätzlich, dass die Universität ein nicht-ausschließliches, dauerhaftes und inhaltlich umfassendes Nutzungsrecht an den im Rahmen des Dienstverhältnisses erzeugten, erstellten oder erhobenen Forschungsdaten besitzt. Dieses Recht umfasst sowohl Rohdaten als auch verarbeitete Daten. Dieses Nutzungsrecht erstreckt sich auf alle Forschungsdaten, unabhängig davon, ob sie bereits veröffentlicht oder noch in der Entstehungsphase („Work-in-Progress“) vorliegen, und bleibt auch nach dem Ausscheiden der Forschenden aus der WU uneingeschränkt bestehen, um einen dauerhaften Zugriff zu gewährleisten. Dieses Nutzungsrecht berechtigt die WU insbesondere zur Nutzung der Forschungsdaten für Forschungs-, Lehr- und Dokumentationszwecke. Eine kommerzielle Nutzung durch die WU ist dabei nicht vorgesehen. Eine eigenständige kommerzielle Nutzung durch die Forschenden bedarf der vorherigen Abstimmung mit der WU, um universitätsinterne Verpflichtungen und Drittmittelbindungen berücksichtigen zu können. In diesem Zusammenhang sind auch die Bestimmungen der „Strategie zum Umgang mit geistigem Eigentum – IP-Strategie“[1] zu beachten. Da Forschungsdaten in ihrer reinen, datenhaften Form grundsätzlich nicht als urheberrechtlich geschützte Werke gelten, findet das Urheberrecht lediglich Anwendung, wenn die Daten künstlerisch oder gestalterisch aufbereitet wurden.  

Publikationsrechte aus Forschungsdaten: Wissenschaftliche Publikationen, die auf der Grundlage von Forschungsdaten erstellt werden, werden durch das universitäre Nutzungsrecht an diesen Daten nicht eingeschränkt. Der/Die Urheber*in behält grundsätzlich das Urheberrecht an den von ihm/ihr geschaffenen, urheberrechtlich geschützten Werken. Damit liegt die Entscheidung über die Publikation eigener wissenschaftlicher Arbeiten – gemäß § 106 Abs. 1 Universitätsgesetz 2002 – uneingeschränkt bei den Forschenden. Die Regelung der Nutzungsrechte erfolgt auf Grundlage arbeits- oder dienstrechtlicher Bestimmungen sowie weiterer vertraglicher Vereinbarungen. Darüber hinaus kann die Inhaberschaft von Nutzungsrechten auch durch zusätzliche Vereinbarungen, etwa im Rahmen von Förderverträgen kooperativer Projekte oder durch Forschungsaufträge, festgelegt werden.

4.3 Verantwortlichkeiten, Rechte und Pflichten

Die Forschenden sind verantwortlich für das Management ihrer Forschungsdaten in Übereinstimmung mit den in dieser Policy formulierten Prinzipien und Anforderungen. Die WU bietet im Gegenzug Unterstützungsleistungen und Infrastrukturen an, um die Einhaltung dieser Policy zu ermöglichen.

4.3.1 Planung der Forschungsdatenverwendung

Die WU empfiehlt den Forschenden, für die Planung der Erhebung, des Einsatzes und des Umgangs mit Forschungsdaten während und nach dem Forschungsvorhaben einen Datenmanagementplan zu erstellen und diesen über die Laufzeit des Forschungsvorhabens aktuell zu halten.

4.3.2 Archivierung und Verzeichnung von Forschungsdaten

Die WU erwartet von ihren Forschenden, dass Forschungsdaten, die im Zuge des Dienstverhältnisses an der WU erhoben oder erstellt wurden, gemäß den FAIR-Prinzipien und der guten wissenschaftlichen Praxis in einem Repositorium für mindestens 10 Jahre archiviert werden. Die Forschenden können hierbei aus einem vielfältigen Angebot an sowohl disziplinübergreifenden als auch disziplinspezifischen Repositorien auswählen, die die Forschungsdaten für einen öffentlichen oder beschränkten Nutzer*innenkreis langfristig verfügbar, zitierbar und nachnutzbar halten. Durch die Mitgliedschaft im Konsortium AUSSDA - Austrian Social Science Data Archive[2] ermöglicht die WU ihren Angehörigen Zugang zu verschiedenen Serviceleistungen rund um die Archivierung sozialwissenschaftlicher Forschungsdaten in diesem Repositorium.

Sollten rechtliche, technische oder sonstige Hindernisse einer Archivierung entgegenstehen, stehen Data Stewards an der WU mit entsprechenden Beratungsleistungen zur Verfügung. Es besteht die Erwartung, dass die in Repositorien archivierten Daten in weiterer Folge im Forschungsinformationssystem der WU verzeichnet werden.

4.3.3 Aufbewahrung von nicht-archivierten Forschungsdaten

Sollte eine Archivierung von Forschungsdaten gemäß Punkt 4.3.2. nicht möglich sein oder aus anderen Gründen nicht durchgeführt werden, so müssen diese von den Forschenden vollständig und unverfälscht für mindestens 10 Jahre nach Veröffentlichung der damit zusammenhängenden Publikation aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung hat nach Möglichkeit in digitaler Form und den jeweils aktuellen Sicherungsstandards entsprechend im Rahmen der zentralen IT-Infrastruktur der WU zu erfolgen. Eine Speicherung ausschließlich auf lokalen Datenträgern oder privaten Cloud-Diensten ist daher keine zulässige Speicheroption. Die Forschenden sind für die Dokumentation der Aufbewahrung (Speicherort, Regeln der Zugriffsmöglichkeiten, Regelungen im Fall des Ausscheidens der/des datenverantwortlichen Forschenden aus der WU während der Aufbewahrungspflicht etc.) verantwortlich.

Sofern Forschungsdaten und Aufzeichnungen gelöscht werden, muss dies in Übereinstimmung mit allen rechtlichen und ethischen Gesichtspunkten stehen. Die Nachvollziehbarkeit der Handlung muss gewährleistet und dokumentiert sein. Die Interessen sonstiger Beteiligter (z.B. Fördergeber) sowie Aspekte der Vertraulichkeit und Sicherheit müssen berücksichtigt werden.

4.3.4 Serviceleistungen der WU im Forschungsdatenmanagement

Die WU erbringt folgende Serviceleistungen im Forschungsdatenmanagement für die Forschenden:

• Schaffung einer zentralen Anlaufstelle für Forschungsdatenmanagement, die auch die Weiterentwicklung des Serviceportfolios in diesem Bereich und die Koordination der Data Stewards an der WU verantwortet

• Maßnahmen zur Sensibilisierung für die Bedeutung von Forschungsdatenmanagement

• Schulungen und Unterstützung im Forschungsdatenmanagement, insbesondere im Umgang mit Datenmanagementplänen und Repositorien

• Service- und Beratungsleistungen rund um das Austrian Social Science Data Archive (AUSSDA), wo Forschungsdaten beschrieben, archiviert und gegebenenfalls veröffentlicht werden können.

• Bereitstellen von IT-Infrastruktur zur sicheren Speicherung von Forschungsdaten

• Bei Bedarf Beratung bei ethischen und rechtlichen Fragestellungen im Zusammenhang mit Forschungsdaten

• Beratung beim Verzeichnen von Forschungsdaten im Forschungsinformationssystem der WU

[1] https://www.wu.ac.at/fileadmin/wu/h/research/IP-Strategie_WU_Endfassung.pdf

[2] https://aussda.at/

5. Datenschutz

Im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten – einschließlich deren Erhebung, Speicherung und Veröffentlichung – haben die Mitarbeitenden der WU die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungent einzuhalten. Hierzu zählen insbesondere:

• EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

• Österreichisches Datenschutzgesetz (DSG)

• Spezifische Regelungen des Forschungsorganisationsgesetzes (FOG), die die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Archivierungs-, wissenschaftlichen, historischen sowie statistischen Forschungszwecken (Art. 89 Abs. 1 DSGVO) regeln.

Im Umgang mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) gelten erhöhte Anforderungen.

Nach Beendigung des Dienstverhältnisses muss der Zugang zu personenbezogenen Daten für die WU und ihre Mitarbeitenden gewährleistet sein, um sämtlichen Auskunftspflichten fristgerecht nachkommen zu können.

6. Qualitätssicherung

Diese Policy wird bis zum 31.08.2030 einer Evaluierung hinsichtlich Aktualität unterzogen.