Ab 30 Minuten vor Ihrer LV-Einheit/Prüfung sehen auch Sie Ihre Lehrveranstaltung auf der Startseite und können den Check-in vornehmen. Diese Ansicht und Funktion ist ident mit jener der Studierenden.

• Bitte weisen Sie Ihre Studierenden zu Beginn der LV-Einheiten/Prüfungen darauf hin, erinnern Sie diese an den Check-in und die Eingabe der konkreten Sitzplätze.

• Informieren Sie Ihre Studierenden bitte explizit, ob/wie Sie den Check-in auch für die Anwesenheitserfassung nutzen.

Bei Lehrveranstaltungen mit Anwesenheitspflicht (PI, VUE, MPV, FS, AG) erhalten Sie als Lehrveranstaltungsleiter*in die Anwesenheitslisten 15 Minuten nach Ende der LV-Einheit automatisch als Excel-File per E-Mail auf Ihren WU-Mail-Account. Sie können die Anwesenheiten direkt im Hörsaal im Dashboard "live" einsehen und kontrollieren. 

Natürlich steht Ihnen frei, die Online-Anwesenheiten nicht auf diese Art zu erfassen und/oder die Anwesenheitslisten aus Teams/Zoom mit jener des Check-ins zusammenzuführen.
Informieren Sie Ihre Studierenden bitte explizit, dass Sie die Anwesenheiten über dieses Tool erfassen.

Auf der Anwesenheitsliste

• sind alle Studierenden angeführt, die sich zu dieser LV eingecheckt haben

• ist ersichtlich, wer in Präsenz und wer Online teilgenommen hat (bei Hybrid-LVs)

• können auch Studierende verzeichnet sein, die nicht zur LV angemeldet sind, aber an der Präsenzeinheit teilgenommen haben (werden entsprechend gekennzeichnet)

Nicht angeführt werden Mitarbeiter*innen, wie z.B: Tutor*innen oder Kolleg*innen des IT-Support. Studierende, die auch Mitarbeiter*innen sind, müssen daher zum Check-in bei einer LV/Prüfung den Studierendenaccount verwenden!

Das Dashboard bietet Ihnen

• eine Übersicht über alle Kurse des aktuellen Datums, bei denen Sie als LV-Leiter*in eingetragen sind. Schon hier sehen Sie, wie viele Ihrer Studierenden eingecheckt haben.

• die Möglichkeit mittels "Anwesenheitsliste anzeigen" zur Detailansicht einer LV/Prüfung zu gelangen. Sie sehen alle angemeldeten Studierenden inkl. deren Check-in-Status (eingecheckt in Präsenz oder online, nicht eingecheckt). Sie können hier auch einen Ersatz-Check-in für diese Studierenden machen. Darüber hinaus sehen Sie auch Studierende, die nur eingecheckt sind, aber nicht zur LV/Prüfung angemeldet.


 

Anwesenheitslisten erhalten Sie nur, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Sie sind als Lehrveranstaltungsleiter*in für diese LV in BACH eingetragen

• es handelt sich um eine Lehrveranstaltung mit Anwesenheitspflicht (PI, VUE, MPV, FS, AG)

• Sie haben einen WU-E-Mail-Account (WU Login)

Innerhalb von 28 Tagen nach einem Lehrveranstaltungstermin können Sie die Anwesenheitsliste auch im Dashboard herunterladen. Dafür müssen ebenfalls die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sein.

• Logen Sie sich bei WU Check-in ein und wählen Sie das Dashboard aus

• Stellen Sie im Kalender das Datum der gewünschten LV-Einheit ein

• Gehen Sie bei der entsprechenden LV in die Detailansicht

• Sie finden gleich oberhalb der Tabelle den Link zum Download der Anwesenheitsliste

Melden Sie sich bitte unverzüglich unter contact-tracing@wu.ac.at, wenn der Download aus dem Dashboard nicht möglich ist.

Die Anwendung ist auch via Tablet oder Laptop erreichbar.
Als LV-Leiter*in haben Sie die Möglichkeit, Studierende bei Präsenzeinheiten in Ausnahmefällen im Dashboard manuell einzuchecken und einen Sitzplatz einzutragen - vorausgesetzt diese sind für die Lehrveranstaltung/Prüfung angemeldet.

Voraussetzung für die Verwendung der Applikation ist ein WU Account, mit einem WUniverse Account ist leider kein Check-in möglich. Wir empfehlen, diese Gruppe für den erforderlichen Zeitraum auf möglichst fixen Sitzplätzen zu platzieren und deren Anwesenheit händisch zu notieren. Wenn in Ihrer LV/Prüfung ein COVID-Fall ist, fordern wir diese Daten von den LV-Leiter*innen an.

Da das Contact Tracing auf den Check-in Daten basiert, fordern Sie bitte alle anderen Studierenden auf, die Anwendung zu nutzen!

Wenn z.B. Studierende eines Prüfungs-Nachtermins aus verschiedenen LVs kommen, der Termin jedoch nur bei einer LV eingebucht wird (funktioniert auch bei Breakout-Buchungen), haben auch Studierende, die nicht bei dieser LV angemeldet sind die Möglichkeit zum Präsenz-Check-in.

• Über das Suchfeld auf der Startseite können die Studierenden, unabhängig von einer Anmeldung, nach dem Titel oder der Nummer der LV suchen, bei welcher Sie den Nachtermin als Breakout angelegt haben. Voraussetzung dafür ist, dass der Termin als Präsenztermin, d.h. mit Raumbuchung angelegt wurde.

• Ab 30 Minuten vor Beginn der LV/Prüfung, wird die LV gefunden. Die Studierenden klicken einfach den entsprechenden Eintrag an und können direkt mit dem Button unterhalb einchecken. Im nächsten Schritt muss wie üblich der Sitzplatz eingeben werden und der Check-in bestätigt werden.

• Sie können die Check-ins selbst direkt im Dashboard überprüfen.

Erinnern Sie bitte zunächst die Studierenden Ihrer Lehrveranstaltung/Prüfung, sich einzuchecken.

• Die Studierenden sehen die Lehrveranstaltung/Prüfung und können sich einchecken => Sie sind in BACH nicht als LV-Leiter*in eingetragen

• Auch die Studierenden sehen die Lehrveranstaltung/Prüfung nicht => der Termin wurde kurzfristig verschoben und die Daten wurden noch nicht übertragen. Erfassen Sie bitte die Anwesenheiten und Sitzplätze in diesem Fall analog auf Papier (Mindestanforderung: Name, Matrikelnummer und Sitzplatz). Übermitteln Sie uns diese Informationen bitte im Falles eines Contact Tracings auf Anfrage.

Informieren Sie uns bitte jedenfalls über die Problematik mit einem kurzen Mail an contact-tracing@wu.ac.at.

Das System wurde ausführlich getestet und wird täglich geprüft. Sollte es wider Erwarten doch zu technischen Problemen oder Ausfällen der Anwendung kommen, bitten wir Sie, die Anwesenheiten und Sitzplätze analog auf Papier zu erfassen (Mindestanforderung: Name, Matrikelnummer und Sitzplatz).
 

Aufgrund der Besonderheiten bei der Buchung im System kann die WU Check-in Applikation nicht alle Daten für das Contact Tracing vom System bekommen. Wir bitten Sie, die Studierenden aber auch in diesem Fall an den WU Check-in zu erinnern, da die Vorteile überwiegen:

• Für die FP/MP angemeldete Studierende sehen die FP/MP ab 30 Min vor dem Beginn in ihrer Übersichtsliste auf der Startseite

• Etwaige Tutor*innen und allg. Personal finden die FP/MP ab diesem Zeitpunkt über die Suchfunktion auf der Startseite (in der Regel 2 Einträge: „normaler“ Termin sowie kommissioneller Termin => es ist hier irrelevant, welchen Termin die Aufsichten nehmen)

• Check-in mit Angabe des Sitzplatzes ist möglich

• ABER: da die Raumbuchung in Rooms nicht mit dem Eintrag in BACH gekoppelt ist und Sie die Studierenden manuell auf die Räume aufteilen, ist bei den Studierenden sowie etwaigen Tutor*innen nicht der individuell korrekte Raum hinterlegt. Es wird die Rauminfo angezeigt, die manuell in BACH eingetragen ist.

• Daher müssen Sie bitte die manuellen Zuteilungslisten/Infos aufheben und uns diese im Fall eines Contact Tracings auf Anfrage übermitteln. Notieren Sie bitte auf den manuellen Listen auch, welche Tutor*innen/allg. Personal in welchem Raum eingeteilt war bzw. wenn Studierende entgegen der Einteilung im anderen Raum gesessen sind.

Haben Sie für eine LV/Prüfung mehrere Räume parallel gebucht (gilt nicht für die Großprüfungswoche):

• wählen die Studierenden im Zuge des Präsenz-Check-in jenen Raum aus (Dropdown), in dem sie an der LV/Prüfung teilnehmen.

• geben die Studierenden im gleichen Schritt wie üblich ihren Sitzplatz ein

Auch Breakout-Buchungen werden so dargestellt. Sie können die Check-ins im Dashboard kontrollieren - insbesondere bei Prüfungen empfehlen wir jedoch, die Zuordnung für den Fall eines Contact Tracings aufzubewahren. Mitarbeiter*innen, die z.B. als Prüfungsaufsichten in nur einem der Räume eingeteilt sind, sollen sich ebenfalls in diesem Raum einchecken (via Suchfeld!).

Nutzen Sie Breakout-Räume allerdings nur für Gruppenarbeiten, sollen alle Studierenden immer in den gemeinsamen Hörsall einchecken, die Gruppenarbeiten müssen Sie ohnehin manuell dokumentieren.

Tritt in Ihrer Lehrveranstaltung ein COVID-Fall auf, so werden Sie vom Contact-Tracing Team u.a. gefragt, ob bei der betroffenen LV-Einheit eine Gruppenarbeit durchgeführt wurde. 

Daher sind bei Gruppenarbeiten folgende Punkte unbedingt zu beachten:

• Zu Beginn sollen sich alle Studierenden, wie in jeder Lehrveranstaltung, mit der jeweiligen Platznummer im gemeinsamen Hörsaal einchecken (WU Check-in). Als Lehrveranstaltungsleiter*in können Sie die Check-in-Daten im Dashboard direkt überprüfen.
  Bei einer Gruppenarbeit, die über die Zusammenarbeit mit den direkten Sitznachbar*innen hinausgeht, benötigen wir bitte entsprechende zusätzliche manuelle Aufzeichnungen (Datum der Gruppenarbeit sowie Namen aller Gruppenmitglieder).
  Auch ein Wechsel der Mitglieder ist entsprechend zu dokumentieren. Wir empfehlen Ihnen daher, mit stabilen Gruppen zu arbeiten.

• Wenn weitere Räume (z.B. Breakout-Räume) genutzt werden, ist darauf zu achten, dass alle Studierenden jeweils im gemeinsamen Hörsaal, den Sie für den Unterricht nutzen, einchecken und die Gruppen sind wie oben erwähnt manuell zu dokumentieren.
  Besteht neben einer Raumbuchung auch eine Breakout-Buchung, können die Studierenden beim Check-in zwischen beiden Räumen wählen. Für eine LV-Einheit ist allerdings jeweils nur ein Check-in in einen Raum möglich und für ein gelingendes Contact Tracing ist der Check-in im gemeinsamen Raum essentiell.

• Dokumentieren Sie (Gruppen-) Präsentationen bitte ebenfalls manuell, da es hier zu einer neuen Anordnung der Personen im Hörsaal kommt. Wenn Studierende z.B. für eine Präsentation nach vorne kommen, sind diese Personen entsprechend zu notieren, da hier zusätzliche Kontakte entstehen.  

• Gerne können Sie Ihre Studierenden bitten, bei den Kontrollen oder in unmittelbaren Gesprächssituationen Masken zu tragen. Da an der WU im Rahmen von Lehrveranstaltungen und Prüfungen keine Maskenpflicht gilt ist das Tragen der Maske immer freiwillig.


 

Die Mitarbeiter*innen der WU, die mit dem Contact Tracing betraut sind, haben 28 Tage lang Zugriff auf die Eingaben von Anwesenheit und Sitzplatz um ggf. Contact Tracing durchzuführen. Danach werden die Daten automatisch gelöscht. Details zum Datenschutz finden Sie in der entsprechenden Datenschutzerklärung.

Bei Lehrveranstaltungen mit Anwesenheitspflicht erhalten Sie als Lehrveranstaltungsleiter*in die Anwesenheitslisten 15 Minuten nach Ende der LV/Prüfung auf Basis der Check-in-Daten als Excel per E-Mail. Bitte beachten Sie, dass es aufgrund des automatischen Löschens der Daten NICHT möglich ist, die Anwesenheitslisten nach Ablauf der Frist nochmals zu generieren!

In Abstimmung mit den zuständigen Behörden wurden Prozesse für den Umgang mit Verdachtsfällen und bestätigten Erkrankungsfällen sowie für ein aktives Contact Tracing/die Kontaktnachverfolgung entwickelt.

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