Vier Studierende sitzen auf einer Stiege

WU Check-in für Lehrende

Was ist der WU Check-in?

Der WU Check-in (checkin.wu.ac.at) ist eine Webapplikation, über die alle Angehörigen der WU ihre Anwesenheit sowie den genauen Sitzplatz bei Präsenzeinheiten in der Lehre sowie bei Prüfungen am Campus WU angeben können.
 

Wofür braucht es den WU Check-in?
  • Über den WU Check-in werden Anwesenheit sowie bei Präsenzeinheiten am Campus auch die Sitzplatzbezeichnung dokumentiert, um ein rasches Contact Tracing im Fall einer COVID-Erkrankung zu gewährleisten.

  • Sie müssen daher die Sitzplätze nicht mehr selbst dokumentieren und werden nur für Detailfragen kontaktiert.

  • Bei Lehrveranstaltungen mit Anwesenheitspflicht (PI, VUE, MPV, FS, AG) erhalten Sie als Lehrveranstaltungsleiter*in die Anwesenheitslisten 15 Minuten nach Ende der LV-Einheit als Excel-File per E-Mail. Bitte informieren Sie Ihre Studierenden explizit, dass Sie die Anwesenheiten über dieses Tool erfassen.

Bitte beachten Sie: Bei Lehrveranstaltungen, die extern stattfinden, sind Sie als LV-Leiter*in weiterhin für die Dokumentation von Anwesenheit und Sitzplatz verantwortlich. Sie können die Anwendung für das Erfassen der Anwesenheit nutzen, die Sitzplatzdokumentation ist allerdings manuell anzufertigen. Übermitteln Sie uns diese Informationen bitte auf Anfrage im Falle eines Contact Tracings.

Wie funktioniert der WU Check-in?
Check-in Startseite Lehrende
Login

Nachdem Sie sich beim WU Check-in mit Ihren WU Benutzerdaten eingeloggt haben, sehen Sie zunächst auf der Startseite:

  • eine Übersicht über alle Lehrveranstaltungen/Prüfungen des aktuellen Tages, bei welchen Sie als Vortragende*r eingetragen sind

  • in der Spalte "Check-in" einen Button zum Einchecken, der ab 30 Minuten vor Beginn der Lehrveranstaltung/Prüfung aktiv ist

  • ein Suchfeld, für Lehrveranstaltungen, bei denen Sie nicht als Vortragende*r eingetragen sind

Check-in Varianten
Check-in

30 Minuten vor Beginn einer LV/Prüfung startet der Check-in für Studierende und Lehrende. Bei Präsenzeinheiten muss gleichzeitig die Sitzplatzbezeichnung eingegeben werden.

Je nach LV-/Prüfungsformat werden diese Check-in-Möglichkeiten auf der Startseite angeboten:

  • Präsenz: Präsenz-Check-in

  • Online: Online-Check-in

  • Hybrid: Präsenz-Check-in & Online-Check-in

Präsenz-Check-in Lehrende
Präsenz-Check-in

Klicken Sie auf der Startseite auf den entsprechenden Button und tragen Sie bitte "Lehre" oÄ ein, wenn Sie Ihren Vortrag ausschließlich vom Vortragendenpult gestalten.
Wenn Sie allerdings Ihre Position mehrfach ändern (z.B. als Prüfungsaufsicht), geben Sie bitte "Aufsicht" oÄ an. Wir kontaktieren Sie dann bezüglich der Einschätzung für das Contact Tracing.

Check-in als Tutor*in, Prüfungsaufsicht etc.

Sind Sie nicht als LV-Leiter*in eingetragen,

  • nutzen Sie bitte die Suchfunktion auf der Startseite

  • wählen Sie die Lehrveranstaltung/Prüfung aus, bei welcher Sie an einer Präsenzeinheit teilnehmen

  • checken Sie sich ein und geben Sie Ihren Sitzplatz bekannt (wenn Sie als Prüfungsaufsicht permanent im Raum unterwegs ist, geben Sie bitte "Aufsicht" ein)

Check-in Lehrende 2
Korrekturbuchungen

Korrekturen des Sitzplatzes oder Wechsel Präsenz/Online sind für alle nur bis 5 Minuten nach dem Check-in möglich. Die entsprechenden Buttons werden nach dem Einchecken auch auf der Startseite angezeigt.

  • Platz ändern => ermöglicht Eingabe eines anderen Sitzplatzes oder Auswahl des gemeinsamen Raums (wenn z.B. bei Breakout-​Buchungen der falsche gewählt wurde)

  • Cancel Check-in => ermöglicht Wechsel zwischen Präsenz-/Online-Check-in bzw. Löschen einer Fehlbuchung (falsche LV/Prüfung)

Auf Basis dieser Daten wird im Erkrankungsfall das Contact Tracing durchgeführt.

Check-out

Jeder Check-in wird automatisch mit Ende der LV-Einheit/Prüfung abgeschlossen, es ist kein Check-out erforderlich.

Dashboard Übersicht
Dashboard - Übersicht

Sie ...

  • sehen jeweils alle Kurse des aktuellen Datums. Über die Kalenderfunktion können Sie auch ein anderes Datum aufrufen.

  • sehen schon in der Übersicht, wie viele Studierende bereits eingecheckt sind.

  • gelangen über "Anwesenheitsliste anzeigen" zur Detailansicht einer LV/Prüfung.

Dashboard LV-Einheit hybrid
Dashboard - Detailansicht

Sie ...

  • sehen alle angemeldeten Studierenden inkl. deren Check-in-Status (eingecheckt in Präsenz oder online, nicht eingecheckt).
    Bitte erinnern Sie Ihre Studierenden auf Basis dieser Ansicht an den Check-in.

  • sehen auch Studierende ohne Anmeldung, wenn diese sich eingecheckt haben.

  • können im Notfall einzelne Studierende in Präsenz einchecken.

Insbesondere bei großen Lehrveranstaltungen wird empfohlen, die tatsächliche Anwesenheit stichprobenartig bzw. auf Basis des Dashboards zu kontrollieren (z.B. Anzahl der Studierenden im Hörsaal vs Anzahl der Studierenden am Dashboard).

Manueller Check-in für Studentin
Dashboard - Ersatz Check-in für Ihre Studierenden

Sollte sich ein*e Studierende*r in einer Einheit Ihrer Lehrveranstaltung/Prüfung nicht selbst einchecken können, können Sie diese Person einchecken.

Voraussetzungen:

  • Studierende*r ist angemeldet

  • Studierende*r nimmt in Präsenz teil

Sie klicken im Dashboard in der Detailansicht bei der/dem entsprechenden Studierenden auf "Präsenz", kommen zur Sitzplatzerfassung, geben die Ihnen genannte Sitzplatzbezeichnung ein und bestätigen den Check-in.

Download Anwesenheitsliste
Download Anwesenheitslisten

Bei Lehrveranstaltungen mit Anwesenheitspflicht (PI, VUE, MPV, FS, AG) erhalten Sie als Lehrveranstaltungsleiter*in die Anwesenheitslisten 15 Minuten nach Ende der LV-Einheit automatisch als Excel-File per E-Mail.

Sie können die Listen im Dashboard => Detailansicht der LV/Prüfung schon früher herunterladen. Bitte beachten Sie, dass die Daten nur 28 Tage gespeichert werden.

Anwesenheitsliste
Anwesenheitsliste

Beispiel für eine Anwesenheitsliste mit allen verfügbaren Statusangaben, vergleichbar mit der Detailansicht im Dashboard.
Link zu weiteren Infos

Spezialfall "Prüfungen"
  • Wenn Sie Studierende bei Prüfungen auffordern, den Platz zu wechseln (um den Raum aufzufüllen, die richtige Sitzordnung herzustellen oder um "Schummeln" zu unterbinden etc.), dokumentieren Sie dies bitte manuell. In diesen Fällen ist eine Korrektur innerhalb des WU Check-ins aufgrund des Zeitlimits wahrscheinlich nicht mehr möglich.
    Übermitteln Sie uns diese Informationen bitte auf Anfrage im Fall eines Contact Tracings.

  • Bei Prüfungen in der Großprüfungswoche übernehmen dies die Tutor*innen.

Präsenz-Check-in mehrere Räume
Spezialfall "mehrere Räume"

Haben Sie für eine LV/Prüfung mehrere Räume parallel gebucht (gilt nicht für die Großprüfungswoche):

  • wählen die Studierenden im Zuge des Präsenz-Check-in jenen Raum aus (Dropdown), in dem sie an der LV/Prüfung teilnehmen.

  • geben die Studierenden im gleichen Schritt wie üblich ihren Sitzplatz ein.

Mitarbeiter*innen, die z.B. als Prüfungsaufsichten in nur einem der Räume eingeteilt sind, sollen sich ebenfalls in diesem Raum einchecken.

Auch Breakout-Buchungen werden so dargestellt. Nutzen Sie diese allerdings nur für Gruppenarbeiten, sollen alle Studierenden immer in den gemeinsamen Hörsaal einchecken, die Gruppenarbeiten müssen Sie ohnehin manuell dokumentieren.

Spezialfall "mündliche Fachprüfung"
  • Bei mündlichen Fachprüfungen ist weiterhin eine manuelle Dokumentation der Anwesenheit und Sitzplätze durch die Prüfungsverantwortlichen erforderlich. Übermitteln Sie uns diese Informationen bitte im Falle eines Contact Tracings auf Anfrage.

  • Den Studierenden wird die mündliche Fachprüfung jeweils während der gesamten "Fachprüfungswoche" zum Check-in angezeigt, da jedoch die einzelnen Termine nicht in BACH erfasst sind, kann die Anwendung auf diese Basis keine Kontaktpersonen ermitteln.

Room not verified
Spezialfall "keine eindeutige Raumangabe"

Ist bei Ihrer LV/Prüfung in BACH keine eindeutige Raumangabe eingetragen, sondern z.B. tba, tbd, lt. E-mail Institut, E-mail, A-M:TC.2.01 / N-Z:TC.0.04, Audi Max & TC.0.04 gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Variante 1: Sie können dies in der WU Check-in-Anwendung (im Dashboard - Detailansicht) einmalig nachholen, sofern die Raumzuordnung für alle Studierenden gilt, die zu dieser LV/Prüfung angemeldet sind. Etwaige bereits erfolgte Check-ins werden automatisch in den fixierten Raum übernomenn.

  • Variante 2: Sollte die Raumzuteilung nicht für die gesamte Gruppe gelten, bewahren Sie bitte Ihre manuelle Zuordnung auf und übermitteln Sie uns diese bitte im Falle eines Contact Tracings auf Anfrage. Die Studierenden haben auch ohne eindeutige Raumangabe die Möglichkeit Anwesenheit und Sitzplatz einzugeben.

FAQs

Kann ich den WU Check-in vorher ausprobieren?

Was kommuniziere ich den Studierenden in Bezug auf den WU Check-in?
Wie kann ich die Anwesenheitserfassung meiner LV über den WU Check-in abwickeln?
Was ist das Dashboard und wofür kann ich es nutzen?
Was mache ich, wenn ich keine Anwesenheitsliste per E-Mail bekomme?
Was mache ich, wenn Studierende sich nicht einchecken können, da ihr Handy-Akku leer ist oder sie kein Smartphone besitzen?
Was mache ich, wenn Studierende sich nicht einloggen können?
Können sich auch Studierende einchecken, die bei meiner LV nicht angemeldet sind?
Kann ein Check-in, die Sitzplatznummer oder der Raum korrigiert werden?
Was mache ich, wenn eine Lehrveranstaltung/Prüfung nicht in meiner Übersicht aufscheint?
Was mache ich, wenn das System nicht funktioniert?
Bei meiner Prüfung sind die Räume in Rooms als interne Buchung angelegt, kann ich den Check-in auch nutzen? (z.B. FP, MP)
Ich habe bei manchen LV-Einheiten mehrere Räume gebucht (z.B. auch Breakout-Buchungen), wie funktioniert der Check-in?
Wie funktioniert der Check-in bei Gruppenarbeiten?
Was passiert mit meinen Daten und wer hat Zugriff auf diese?
Wie funktioniert das Inhouse Contact Tracing der WU?

Bei weiteren Fragen erreichen Sie uns unter contact-tracing@wu.ac.at.